亲爱的笔杆子们！在党政机关日常工作中大量使用的文字材料，比如领导讲话、主持词、工作报告、工作汇报、工作总结、述职报告、文件、调研报告等，有用量大、篇幅长、要求高、变化多的特点，我们平时亲切地称这类公文为“材料”“文稿”“稿子”。当接到一个写此类公文的任务后，该如何着手呢？主要步骤有以下七步：问，搜，搭，填，顺，亮，磨。一起来了解！
第一步：问
问就是探寻背景。问领导、查通知，搞明白为什么要写这篇材料，是用于推动工作，或是用于向上级汇报，还是仪式性表态。之后还要弄清楚这个材料起草的背景是什么，领导有什么想法，当前的形势任务有哪些，上级的部署要求是什么，行业有什么趋势和动态，涉及的工作内容有哪几块，等等。
第二步：搜
搜就是搜集素材。搜自己的计算机，搜百度、知网，看本单位这几年有没有类似材料，看外单位有没有相关材料，看网上有没有能启发思路的材料。建个文件夹，把材料都放进去。把好的篇章整个拷下来，有启发的句子也摘录在文档里。完全程式化的材料就模仿改造一下，需要下功夫的个性化材料，也要搞清楚大概的套路是什么。
第三步：搭
搭就是搭框架。大概确定这个材料分哪几个部分，每个部分大概写什么观点，最好细化到二级标题。这时候标题不一定要特别工整美观，美化的工作我们可以放到后面再去做，但每一部分想表达的意思要基本明确。搭标题的好处有两个：一是可以明晰逻辑关系，几个标题之间是平行关系还是递进关系，一看就清楚了；二是可以少折腾，标题确定之后，我们就可以让领导看看这个路子到底对不对。
第四步：填
填就是填充内容。按照要素填充法，把之前收集的素材中可用的材料填到每个段落中去。填充不是大段大段地复制粘贴各种素材，对于可以模仿的素材，一定要调整一下说法，再加上本部门本单位本地区的实际内容。在这个过程里，如果有缺失的地方，需要补充素材了，就回到“搜”的步骤中，继续补充，以最快的速度先写出一篇初(粗)稿。这时候你有个靶子了，就知道怎么改了，好材料都是改出来的。
第五步：顺
顺其实就是初改。从头到尾梳理一遍，消除文章里的硬伤。初(粗)稿里混杂了不同来源的素材，必然有很多问题：逻辑不顺的问题，重复的问题，语句错误的问题，篇幅失衡的问题，啰哩啰唆的问题，数据不一致的问题，语言风格差异的问题，等等。这些都要在我们顺稿的过程中予以调整。之后，一篇基本合格的稿子，就可以拿出手了。
第六步：亮
亮就是给基本稿制造亮点。不少人写材料有一个误区，觉得稿子里特别亮眼的话，都是灵光乍现写出来的。材料中特别精彩的地方，确实不乏灵光一现的神来之笔，但这个灵感是可遇不可求的。基本稿写出来之后，要把很多时间花在加料和增亮上。之前，标题只是平铺直叙的观点，这时就要对标题进行改造；语句比较平，就要专门找典语、金句，加进去；内容有点空，就要加数据、故事，不断丰富细节。
第七步：磨
磨就是继续深入修改。好文章都是改出来的，改的次数越多，文章质量就越高。尤其是对特别重要的稿子，你心里虽然觉得差不多了，但还是先稳一稳，别急着交，隔一阵拿出来从前到后通读一遍。放一放再改，会有完全不同的感受。有的稿子即使改了十几遍，也从来没有一次改无可改，每一次修改仍会有增有减，甚至到交稿前的几分钟，还能给一两个字换个说法，删掉一些冗长的表述。有句话叫“文章不厌百回改”，稿子会越改越好。
来源：清华大学出版社《秘书工作手记2》
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