采购是任何企业中最关键的流程之一。它也是最复杂的之一。有效的采购可确保材料、用品和劳动力可用于帮助企业实现其目标。但采购还涉及供应商关系管理、防止可避免的成本以及处理大量传入的采购请求。
如果您对采购生命周期有疑问，那么本指南适合您。我们将引导您完成采购的每个不同阶段，以帮助您了解采购中的所有内容，以及如何识别提高采购效率的机会。
采购周期定义采购周期是为使企业获得实现其目标所需的材料、软件、劳动力和服务而展开的一系列活动。采购周期从确定需求开始。当需求得到满足、付款发出并且采购的商品或服务的质量得到确定时，采购生命周期就完成了。
所有企业的采购周期都一样吗？每个企业的采购生命周期看起来都不一样。采购周期中的不同步骤将反映每个企业的独特结构、流程和政策。尽管存在这些差异，但大多数采购周期都会遵循一个共同的蓝图。
采购周期的 14 个阶段1.定义需求
了解您的企业需要什么，并知道什么时候需要。是启动采购周期的催化剂。大多数采购团队依靠来自整个组织的采购请求来帮助他们确定这些需求。这些请求也称为采购申请。采购请求应该标准化并且应该简化为单一来源，尤其是当采购请求可以通过各种正式和非正式渠道提交时。
例如，当采购团队通过标准化表格接收请求而不是通过电子邮件发送请求时。采购请求通常需要采购经理和/或部门领导的批准。了解有关采购申请批准的更多信息。
2.进行市场分析
您的市场分析是您需要进行的研究，以便做出明智的购买。这项研究将包括更深入地研究已确定的需求、满足需求的可用选项以及满足需求的预估成本。
3.确定规格
既然已经确定了需求并且您已经完成了一些市场调查，那么是时候深入了解您想要购买的产品的具体细节了。如果是材料，那么成分、尺寸和数量等因素将是关键。如果您要采购的是劳动力，那么您需要确定人员所需的技能组合，以及他们将从事的工作时间和类型。如果是软件，那么规范将需要定义功能、特性和集成。其他服务将有自己的要求。
4.制定供应商战略
在许多情况下，当涉及到他们需要采购的供应商时，采购团队会有多种选择。为了管理采购周期的下一阶段，制定供应商战略将大有帮助。供应商战略将尝试回答如下问题：
- 您会考虑多少供应商？
- 谈判和授予合同的时间表是什么？
- 哪些类型的供应商可能符合业务标准？
- 您与哪些供应商建立了合作关系？
- 对于新供应商，他们的声誉如何？
5. 发布 RFI
RFI（信息请求）是供应商选择的第一步。在此阶段，采购团队邀请潜在供应商共享关键信息，以帮助确定他们是否合适。
6.选择目标供应商
根据对 RFI 和其他标准的回应，采购团队将缩小其潜在供应商名单的范围，以便专注于那些最适合需求的供应商。标准可能包括在特定时间范围内交付的能力、能力或与公司政策、价值观或合规性要求的一致性。
7.发出询价
满足初始要求的供应商将被邀请提交报价。这本质上是一个竞争性投标过程，采购团队可以使用它来确定哪个供应商满足质量和数量标准，并可以在预算范围内交付货物或服务。
8.选择供应商
收到所有报价后，采购团队将决定将合同授予哪个供应商。
9. 发出 PO
选择供应商后，采购团队将为他们采购的材料、服务或劳动力发出采购订单。采购订单是定义采购的所有规格的正式文件。
10. 接收商品或服务
采购的材料、货物或服务将交付给采购方。交货将附有装箱单或其他文件，应根据收到的文件检查其准确性。这是采购生命周期中的重要一步，构成了三向匹配过程的一部分。
11.完成三路匹配
货物或服务交付后，供应商将向买方开具发票。该发票将与原始采购订单和交货收据进行比较，以确保准确性并避免多付。
12. 付款
如果三方匹配过程成功并且发票被批准，买方将发出购买款项。通常，如果提前付款，购买条款和条件将允许折扣。如果延迟付款，条款还可能规定滞纳金或其他罚款。
13.评估供应商绩效
采购交易完成后，采购团队将审查采购及其与供应商的经验。在采购周期的这个阶段，重点是确定供应商是否满足要求以及供应的货物或材料是否符合预期。
14.维护供应商关系
如果采购团队决定在未来与该供应商合作，他们会注意到该供应商是首选合作伙伴，并与他们保持联系以预期未来的采购。如果采购团队对供应商的表现或所提供的商品或服务的质量不满意，他们可能会选择寻找其他供应商以满足未来的需求。
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