机关公文，是各级机关在处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书。概括地说，它的本质特征就是各级机关处理公务的重要工具和行使职能的重要手段。机关要行使职能、开展工作，包括与上下级和同级机关联系，仅靠口授言传是不行的，一定要借助公文这一工具，特别是高级领导机关更是如此。
①很强的政策性。党中央、国务院、中央军委的一系列方针政策，主要是通过公文在军内传达贯彻执行的。这个工具使用得好不好，对党的方针政策在军队中的贯彻执行，对军队建设的成效关系极大。因此，在拟制公文时，一定要有政治头脑，一定不能忽视政治要求。
②法定的权威性。这是区别于一般文章的重要标志。任何一份公文，都是法定的一级机关根据其权限和职能而制发的，或要求传达，或要求服从，或要求处理，无不体现发文机关的意志，不是任何单位任何个人可以任意制发的。这一特点要求各级机关不能滥发公文，特别是指挥性公文的制发更要慎重，做到“慎乃出令”，令行禁止，确保公文的权威性和有效性。
③体式的规范性。这是机关公文在外观形式上的重要特征。我们在制发公文时，必须严格按照公文文种和格式办事，不要把体式问题看做无足轻重的小事，更不要独出心裁，进行所谓的“创造”。
④严格的机密性。这一特点是针对公文内容而言的，也是区别于文学作品和新闻报道的又一重要标志。文学作品和新闻报道的读者越多越好，传播得越广越好，而公文却有明确的发文对象，读者是有严格规定的。由于军事秘密主要反映在公文中，加强公文保密就具有特别重要的意义。
⑤很高的时效性。制发公文的目的，是为了解决实际问题，而任何问题的解决必须在一定的时空中进行，错过特定的时空，公文再好也没有任何意义。因此，时效性是军队机关公文的生命力所在，无论是平时还是战时，制发公文都必须迅速及时，不失时机。
①明法功能，即制定和公布法规和规章，规范和约束言行。这是机关公文最重要的功能。
②传令功能，即传达贯彻党中央、国务院、中央军委的方针政策，传达上级机关的命令和指示，实现领导机关对基层的有效指挥。这是机关公文最基本的功能。
③教育功能，即通过公文对群众进行宣传教育，以提高认识，统思想。公文不仅是一种指挥工具，而且还是宣传教育的有力武器。特别是一些重要的指导性公文，不单是传达上级的政策意图，告诉人们怎样做，而且说明为什么要这样做，具有很强的说服力和感召力。
④达情功能，即沟通信息，使上情下达，下情上达，是各级领导和机关请示、报告工作，反映情况，沟通上下联系的基本手段。
⑤协调功能，即沟通机关之间横向联系的纽带，各级各类机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络，以便相互理解、支持和配合，公文作为协调的媒体不可或缺。
⑥办事功能，即公务活动的组织计划和规范控制，通过明确分工、职责、时限和要求等要素，形成整体合力，提高工作效率。
⑦凭据功能，即各级机关和各类组织办事的依据，社会信用高，具有重要的凭证作用。
⑧记史功能，即公文是社会活动的真实记录，通常都要归档留存，具有一定的存史、明史作用。
