文档管理是秘书的重要工作内容。高科技产业化进程的不断加快使整个社会正在向着信息网络化、资源共享化的方向不断发展，这一切都使传统的文档管理模式与利用方式发生了深刻的变革。随着新型存储介质的不断出现与广泛应用,出现了许多的新型载体档案，而旧有的传统文档也依然在使用。面对不同的文档模式，如何使文档管理进一步标准化，如何增强文档的使用效率，如何形成标准的档案管理模式，是秘书应该加强学习的另一个方面。
文件处理应规范——从签发做起，按规定逐步进行
文件签发是绝大多数文件生效的法定环节，只要文件一经签发即成为定稿，同时也会具备正式公文的效力。文件签发是秘书工作内容的一项重要内容，同时，签发也是上级在文件方面的权力体现，一旦签发文件，即表示个人将对该份文件承担全部的责任。因此，在进行文件签发时，秘书必须获得上司的授权，并要做到“先阅读、后签字”。
一般而言，文件签发可以分为四种类型：
·正签，即签发人在自身法定职权范围内签发公文。单位的正职*通常是以单位名义行文的文件的正签人。
·代签，即根据授权代他人签发文件。例如，秘书在上司因公外出时所获得的授权签发即属此类。
·核签，又称加签，即上级领导部门或机关代下级部门或机关审核签发文件。核签文件常见于上级机关批转下级机关的文件，以便让文件在更大的范围内生效。
·会签，即联合行文的文件，要由文件内容涉及的所有部门或机关负责人对该文件进行签署。
文件签发是一件非常严肃的事情，在签发过程中，秘书应当按照以下签发规范，协助上司做好签发工作：
1.签发不可越权，而应遵循分层签发制度
机构内部要建立分层签发制，落实文件的具体签发人。不是所有的文件都要找正职*签发，但其他*也不能任意签发文件。
2.要坚持“先核后签”的原则
签发后的文件未经签发人同意，一般不能随意改动。为避免不应有的反复签发，签发前一定要认真审核。
3.签发要准确、完整
签发人要在“发文稿纸”的相应栏目里规范签发，不能在文件的任意地方随便签发。签发的内容要完整。签发的内容包括：是否同意签发，通常是“发”“急发”等字样；签发人的职务、姓名及日期；代签时标注签发的类型（如“代”“代签”等字样）。
在面对文件的签发时，秘书人员还应注意文件的注发。注发是指文件在签发之后由秘书人员在定稿上批注缮印制发要求。注发并非所有文件都必须经过的一个环节，在一些由秘书进行直接缮印的文件上，往往并不需要注发；但是，对于一些非秘书人员承办的文件，则应注明注发具体的缮印要求。
注发的内容通常包括以下几点：
·明确文件的发授范围，包括阅读文件的级别限制、文件的密级和紧急程度，确定印发份数、印制的时间要求等；
·明确缮印的方式，是打印还是印刷；
·赋予发文字号；
·对版式和具体的印刷细节做出注明。
文件分类要有序——做到有文件可查、查阅迅速
收集资料不是为了收集而收集，而是为了保存它们的信息价值。因此，秘书在存放资料时，要分门别类地进行存放，以此来保证资料容易检索，便于保管。
1.文件分类的要求
在进行文件分类时，秘书人员应根据文件所属年份、所属机构来进行分类：
·如果文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。
·法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据；公布生效的文件，以公布日期为根据；指示、命令等指导性文件，以签署日期为根据。
·会议记录以开会日期为根据。
·计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度。
·在按组织机构进行文件分类时，对涉及几个机构的文件，应遵循有关的规定，将文件合理而有规律地归入相应的类别。
2.常用的档案分类方法
在日常工作中，以下分类方式是秘书人员经常用到的：
·年度分类法：就是以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。
·组织机构分类法：指的是根据文书管理阶段和处理文件的承办单位进行分类，也就是按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。
·问题分类法：是以文件内容所涉及的问题为根据，将档案分成各个类别。
3.档案分类方法的综合运用
由于单一的分类法难以满足实际工作的需要，所以，在实际工作中通常将几种分类方法结合使用，形成复式分类法。
·组织机...
·年度——组织机构分类法：先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按组织机构进行分类。
·年度——问题分类法：先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。
·机构问题——年度分类法：先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。
在实际工作中，人们往往结合保管期限进行分类，比如有年度——组织机构——保管期限分类法、年度——问题——保管期限分类法、年度——保管期限——组织机构分类法，年度——保管期限——问题分类法，保管期限——年度——组织机构分类法，保管期限——年度——问题分类法等分类方式。
明确需清退文件——按照规定，进行合理文件清退
文件清退是指根据有关规定，收文机关在文件办理完毕后将其退还给发文机关或文件的专门保管部门的活动。清退工作是为了防止文件丢失和信息泄密，保护组织秘密和信息安全。
对于已办理、审阅过的文件，秘书人员应进行定期清理检查，并进行分类整理，从而决定文件的“去”“留”“存”“毁”的过程。在这一过程中，清退已没有使用价值的文件是一项主要的内容。
1.处理完毕文件应清退
在实际工作中，需要清退的文件类型有：
·上级组织下发的绝密性文件，并指定要定期回收的；
·在文件草拟、征求意见阶段，相关组织定向发出，向部分组织或个人了解和征求意见的未定稿；
·存在重大错误的文件需要收回修改和完善的；
·一些非正式途径发出的内部讲话稿或内部资料，有时也需要收回。
2.不需使用文件应销毁
文件销毁是指对那些办理完毕、不具备保存价值或保存条件的文件进行毁灭性处置的活动。销毁文件是为了减少文书管理的工作量或防止泄密。
通常情况下，办理完毕后可以销毁的文件有：
·重份文件，即在有多份文件的情况下可以考虑销毁多余的复制件；
·涉密性文件在不便退回和保管的情况下，可以考虑即时销毁；
·与本组织主要业务无关、临时性的事务性文件，如市消防局下发的《防火通知》等；
·非文件的资料，如起草文件过程中利用的复印资料、广告类的邮寄资料等。
3.不用及时清退的文件应暂存
文件暂存是指对那些不宜及时销毁也不需要归档进行长期保存的文件，在办理完毕后可以将其简单整理，放入暂存文件夹，以待将来重新判断其价值的活动。
实际工作中，下列文件可以做暂存处理：
·短期内需要频繁查阅的重复文件或复制件；
·上级部门下发的非针对本组织的普及性文件，如总公司给各个分公司签发的办公室管理新建议；
·一时难以准确判断是否留存或销毁的文件。
面对清退文件，秘书人员需要谨慎地对待：一些重要文件在未得到上司许可的情况下，宁可多保存些时间，也不可贸然销毁。
文件传阅应有序——注意传阅顺序，提高传阅效率
文件传阅——特别是重要的文件传阅，在内部往往需要有严格的阅读秩序来进行辅助，而这种秩序是否能够树立，完全决定于秘书是否能在日常工作中做到文件规范传阅。
梁秘书今天受到了总经理的严厉批评。早上，总经理将一份公司绝密文件交给了梁秘书，并嘱咐他，里面有重要的信息，需要各个部门的主管阅读、签名之后再返还给自己，同时还要交上阅后报告。
当梁秘书将文件拿到业务部经理那里时，业务部经理正在忙碌：“小梁，这样吧，你先把文件放那儿，等我手中的活做完之后，我就马上阅读！”
梁秘书有些犹豫：“总经理说了，必须交给您本人，您可要马上阅读啊！另外，还需要您写出简单的阅后报告，半小时之后，我来拿，好吗？”
“行，你忙你的去吧！”
结果，二十几分钟之后，梁秘书收到了业务部经理的电话：“小梁，你的文件放哪儿了？我找不到了！”
小梁吓了一跳，立即赶往了业务部，在一群人的寻找之下才知道，业务经理的秘书把文件误收到了普通文件中——虽然是虚惊一场，但是梁秘书还是受到了总经理的严厉批评：“如果这份重要文件丢失了，你怎么担得起责任？”
文件传阅是一份文件在多个部门或多位领导之间流转，若是处理不好，可能会造成文件传递的延迟或丢失。虽然严格来说，梁秘书的错误并不算是他所造成的，但其在传阅过程中对文件的失控却是显而易见的。
秘书人员在对文件传阅管理的过程中，需要注意以下问题：
1.文件传阅应该以文件传递者为中心点
一般情况下，阅文者应和文件传递者（文书或秘书人员）保持直接的联系，即由文件传递者将文件交给某位阅文者，该阅文者阅读完毕后应将阅文和阅文单再回交给文件传递者，由文件传递者再将阅件和阅文单交给下一位阅文者。应尽量避免文件在几个阅文者之间直接传递，以防文件失控现象出现。
2.要注意文件的传阅顺序
在组织文件传阅时，要合理规范文件的传阅顺序。通常情况下，先将文件送给主要领导，然后送主管领导及其他副职领导，再送有关部门负责人，最后送有关人员。
3.控制文件传阅时间
一份文件传阅的最终速度应控制在两天以内，阅办后退回内业负责人。
4.合理控制传阅范围
文件传阅并不是传阅范围越广越好，而要根据实际情况，本着“有关者必阅，无关者不阅”的原则，合理控制传阅范围。
5.利用多种方式和渠道提高阅文效率
若是所在机构有条件的话，秘书人员应建议上司建立起专门的传阅室，或是利用会议阅文，在允许的情况下采用复印副本等多种方式和渠道提高阅文的效率。
6.文件遗失需报告
在文件传阅的过程中，发生文件遗失或泄密情况的话，秘书人员必须及时报告相应主管人员，以便采取补救措施，进行处理。
7.签署姓名
阅文人在阅文后要在“文件传阅单”上签署姓名或意见。签阅文件要使用蓝、黑色墨水，不能使用色笔、圆珠笔和铅笔。
文件传阅是文书工作中一项经常而又比较琐碎的任务。它要求秘书人员除掌握文书处理工作的原则规定和基本要求外，还要注意探索总结文件传阅的特点和规律，才能把文件传阅工作做活，使其真正发挥承上启下、联系内外的作用。
档案收集有五法——生成文件，发现知识
传统的档案管理的对象仅局限于文件与档案，如今随着档案管理的进一步发展，知识管理已经成为了档案管理的必然趋势：强调信息、知识资源的集成与整合，是形成知识积累、让档案管理更上一层楼的最基本原则。
一般而言，档案中隐藏着许多隐性知识，但是因为隐性知识难以被获取、传播与利用，所以其价值并未充分体现出来。档案管理的新境界便是要求从单纯的档案积累发展到知识积累，从而实现隐性知识的进一步显性化转换。
1.形成档案知识明显化、程序化
在进行文件管理、获得信息的过程中，秘书人员往往会自然而然地运用其大脑中的隐性知识来对问题进行认识与理解。在这一过程中，若是个人可以专门对每日的工作进行记录，并将自己所思考到的问题进行明确书写的话，便能够避免档案知识隐性化，并有助于所在组织形成档案知识明显化、程序化。
在国内一家中外合资企业中，对方实施知识管理的一项重要措施就是，对于所有的文件观察都由秘书进行，并需要秘书填写工作日志、信息观察日记等，从而在档案管理的过程中实现了知识的进一步发掘，并避免了相关人员流失时出现信息流失的现象。
2.对现有档案文件形成总结
许多隐性知识是秘书在多年的工作过程中日积月累产生的，或是在某项工作完全结束以后，经过二次的回顾与反思而形成的，这就要求个人形成总结性文件。此类的总结性文件所产生的知识要比传统程序化文件的固化隐性知识更加精炼与深刻。
美国Bain管理咨询公司在顾问团队完成某个项目之后，会立即让负责该团队工作的秘书人员对小组成员交上来的个人体会、经验与感想进行总结，并提交给公司的知识库。这种知识管理的经验就属于现有档案文件的总结。
3.对非正式或一般性文件进行归案
国内某传媒公司在2005年曾经有一个项目，项目团队进行了《项目建议书》《项目计划书》等文件的详细撰写，但是后来因为客户方面存在一定的原因，该项目被迫停止。但是没有想到，在进入2011年以后，客户又要求重新将该项目纳入实施范围之中，但是，公司已无法找到相关的档案，因为当时的秘书人员认为没有实际启动的项目的文件不值得进行管理，无须归档。最终，公司不得不一切从头做起，这便造成了大量的人力、物力资源的浪费。
档案部门一般都制定相关归档信息，但是传统的归档信息往往会只重视那些有凭证价值的正式文件，而对一些非正式的文件或是价值较小的一般性文件则予以排除。但事实上，此类档案中也会存在许多知识，如员工撰写的工作材料、某段时期内进行的工作总结等，皆属于此类文件。
4.对外部信息进行收集，生成固化文件
在过去，收集、管理外部信息多半属于竞争情报部门的工作。如今，信息早已成为了企业必不可少的发展条件之一。因此，秘书人员应将收集、管理外部信息、知识与档案收集融合在一起，以进行新的知识获取。
例如，海信电器的基层秘书人员除了协助上司进行工作以外，还需要对每一个型号的彩电产品生产、经营、销售各个环节的档案进行整理，同时大力从各种资源上搜集反映国内、国际同类产品市场供求和发展趋势的最新信息，并定期编制成档案信息动态，及时发放到企业的生产、经营、销售等部门和有关技术人员手中，为他们提供最及时、最完整的档案信息服务，为企业决策做出了重要的贡献。
让档案收集进一步升级为知识积累与创新并不是一件简单的事情，对于秘书人员而言，个人能否意识到档案中有可能蕴藏的信息与资源，能否做到程序化、总结化地生成文件，是获得显性与隐性知识的关键。
电子档案巧保存——注意细节，有效保存多媒体档案
随着时代的发展，如今电子档案早已成为了秘书工作中一个不可或缺的信息助手。电子档案与纸质档案不同，其在保存与维护上更加复杂。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠，同时永久处于可准确提供利用的状态之下，是秘书人员在进行电子档案保存时应该注意的问题。
某日，秘书杨杨正在网上与同事商议事情，在毫无征兆的情况下，一位好友给她发了一个网络链接：“来看看吧，这是我今天刚刚拍的照片。”虽然杨杨也知道，大部分的网络病毒是靠点击传播的，但她依然因为对方是好友而没有多想，并顺手点开了网址。
打开之后没几分钟，杨杨就发现自己的电脑完全陷入了瘫痪，不仅鼠标不能移动，就连重新启动电脑都没有用。无奈之下，她只好直接按了开机键，意想不到的事情发生了：再开机时，机器根本就打不开。
请来技术人员之后，对方告知杨杨：“你的电脑系统已经被病毒完全破坏，需要重装系统。”杨杨想起，今年有关公司新项目的一切资料都被自己存在了电脑里，这下子，许多天的忙碌全完了，而上司也因此大发雷霆。
电子文件虽然在一定程度上极大地推进了办公自动化发展，但是，若对电子文件保存不善的话，势必会遭遇如同杨杨一样的大麻烦。因此，在电子档案的保存过程中，秘书人员需要注意以下问题：
1.保证电子载体物理上的安全
一般情况下，电子档案多半应存在自己的个人电脑或是便捷的移动硬盘、U盘中。此外，一些特定的文件很可能需要以脱机形式存于磁、光介质上。存在此类介质上以后，秘书人员还应建立起适合于磁、光介质保存的环境，存放此类文件的环境温度最好控制在15℃～27℃，相对湿度在40%～60%之间为最佳。同时，电子档案应放于防尘、防火、防光性比较好的地方，远离强磁场和有害气体等。
2.保证电子档案在内容逻辑上准确
电子档案多半是以数码形式存储于各种载体上的，在日后的利用过程中，必须依赖于电子计息机软件平台把电子档案的内容进一步还原成人们可以直接阅读的格式，但科技日新月异，各类读取软件的技术也更新极快，因此，在对电子档案本身进行很好的保存以外，还必须对其所依赖的技术、数据结构等相关原理加以保存。
3.保证电子档案原始性
对于一些较为特殊的电子档案，秘书人员必须以原始的格式加以还原与显示，具体而言可以采用以下三种方式：
·保存电子档案相关的支持软件，即我们在上面提到的保存其所依赖的技术原理；
·保存电子档案中最原始的电子图像；
·将电子档案打印输出，或是制成缩微品，这是最为妥当的永久保存方法。
4.对电子档案进行有效的维护与检测
因为电子档案很容易受到保存环境的影响，所以，秘书人员最好每年进行一些抽样检查，并在发现问题时立即采取恢复措施。
5.定期进行拷贝
电子档案并非永久性的，为了避免其受到损害，对于非常重要的文件，秘书人员应进行定期的拷贝，以确保其可靠性。对于其他档案，则应每四年拷贝一次，且原载体继续保留时间不少于四年。
对电子档案进行保存与维护是一项非常重要又非常复杂的工作，所以，秘书人员在平日里应充分地对自我环境、设备、技术、人员与电子档案的具体特点进行综合的考虑，来制订相关的技术方案与工作模式，以确保电子档案的永续利用。
电子文件归类放——标注不同类型，方便查阅
有不少秘书虽然会使用电脑，但是自己电脑中的文件，特别是一些自己编写的报告、文字等存放起来有很大的随意性，时间长了，想要找到自己想要的文件，都会变得比较困难。而一旦电脑重装系统，这样的文件放置方法就往往会使大量的文件与数据无法找到。所以，秘书人员养成良好的个人文件管理习惯是非常有必要的，这是一种自我能力的培养，更是一种职业技能的素养所在。
若你打开秘书Aoliya的电脑，你会深为其整洁性惊叹：桌面上，除了必要的图标以外，看不到任何杂乱。每一个文件夹，都被标上了名称：“上司讲话”“最近工作”“信息收集”“下属意见”“目前未解决问题”……
乍看之下，有人会误认为Aoliya有强迫症，但事实上，Aoliya的解释很简单：“我没有任何心理疾病，我不想在找文件上浪费太多的时间，将自己的电子文件归类放好，你才有机会将自己的工作做得更好。”
你平日里是如何对待自己的电子文件的？与Aoliya相比，你的电子文件整洁程度有多高？
电子文件是办公自动化发展的产物，它的出现改变了传统的组织工作方式和管理方法，单位的档案部门遇到了许多在管理纸质档案中所没有遇到的问题。电子文件有许多不同于传统纸质文档的特性，这就决定了其在管理方面有很多特殊性。当然，电子文件管理过程中一些问题的彻底解决，还要依赖于现代科技的继续发展，秘书应该顺应时代的要求，努力掌握电子文件的管理程序和方法。
1.多方面收集、谨慎积累
秘书人员在进行电子文件的收集与积累时，需要注意以下方面：
·有考察价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
·在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
·计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
·用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
·用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩法，则应将相关软件一并收集。
·保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标示关系。
·用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
·用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标示和相关软件。
·由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式的，收集时应注意参数准确、数据完整。
在完成以上文件的收集以后，秘书人员还应及时按照要求制作电子文件备份；每份电子文件均需在电子文件登记表中登记；电子文档登记表应与电子文件的备份一同保存；电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存；同时编制电子文件性质代码，制定相关管理制度，并严格按制度执行。
2.集中管理，谨慎归档
电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中管理，并同时填写完整的文件登记表。
在归档方面，电子档案的归档方式有物理归档和逻辑归档。
·物理归档是将计算机及其网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。
·逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，档案部门通过网络接收、控制与管理电子档案。
实时归档与定期归档
实时归档是在电子档案形成后即时归档，定期归档是按规定的归档周期归档。采用逻辑归档的单位，应尽可能实时进行，以免发生失控。采用物理归档方式的单位，电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成。双套归档的电子档案和纸质档案，归档时间应统一。
秘书人员应按所在机构的具体需求与实际情况进行仔细的归档。除此以外，在进行电子档案的归档时，秘书人员应注意以下要求：
·归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围内的文件均应及时归档，不得分散保存。
·归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，应根据需要决定是否归档。
·在归档时要对归档的电子档案整理。文件形成部门应对文件载体进行整理，在其包装盒表面粘贴说明性标签，同时注明编号、名称、密级以及存放档案的软硬件环境等。
在现实工作中，电子文件的放置可能会因为组织、所在部门的不同而在方法上有所出入，但多半方法皆是按以上原则进行的。秘书人员应尝试着让自己在工作过程中，不断地对以上方法进行运用，以求获得更高效的电子文件管理结果。
信函处理分类型——做好分类、区分与呈送
邮件是进行公务往来、人际交流的重要途径，也属于秘书人员应谨慎对待的文档之一。在进行邮件处理时，有些秘书也会因为粗心而造成错误。
小吴今天一直在忐忑不安中：早上的时候，收发室转给了他一份信件，上面的姓名是给处长的。一般情况下，处长的公务邮件都是由自己查阅的，而这封信是由法院的信封寄送来的，小吴以为，该次信件肯定也是公务信件。
可是，在开启之后，小吴才发现，这完全就是一封私人邮件：处长的妻子是法院的工作人员，而她这封信的内容是向处长提出离婚——处长与妻子的感情不好，这件事单位里面人尽皆知，但是谁也不敢议论，处长平日里最讨厌谈论私事。
现在，处长正在出差，他肯定还不知道自己家的后院起了大火。小吴心想：拆错了信件，该怎么办？
其实小吴所遇到的问题在现实工作中并不少见，这便要求秘书人员在平日里做好一些细致的观察工作。
秘书在接收到邮件后，要根据邮件的外部特征对邮件进行简单分类，以便于进行下一步处理。通常的分类处理分为两个步骤：
（1）要区分私人邮件和公务邮件。私人邮件通常由收件人亲自处理，秘书人员不能擅自启封。
（2）对公务邮件进行合理分类。通常将公务邮件分为三类：
一是紧急、重要的文件材料，对诸如特快专递、保价信函、表明涉密的文件材料等要单独挑选出来，优先或特别处理。
二是一般信函。可将既没有标注紧急、涉密标签，也没有通过特殊邮寄方式投递的一般业务往来邮件分为一类，在处理紧急邮件后再进行处理。
三是一般意义的报刊、广告品。这类材料往往是关联单位投递过来的宣传材料，数量很多，但意义不大。但对于单位业务部门为开展相关业务而索要的材料要慎重对待。
有时候，秘书人员也会收到领导的邮件，这类信件涉及领导的个人隐私，一般不属于秘书的处理范围。秘书人员应学会正确区分领导的私人信件。那么，如何区分领导的私人信件呢？
（1）从信件的发信人地址来判断。公务信件和私人信件的收信人地址是有区别的。公务信件往往是公对公，发信人的地址也是机关、企业的地址；而私人信件的发信人地址则往往是私人地址。
（2）通过了解领导的社会关系或人际关系来判断信件是公务性质还是私人性质，比如，案例中处长的妻子在法院工作，小吴就应该考虑到，这封信极有可能是其妻子发来的，并在向领导请示之后再决定是否拆启。
（3）看对收信人的称呼。公务信件往往会标注收信部门名称、*的职务，而私人信件则往往是亲属、朋友称呼或是直呼其名。
（4）看信封上有没有其他的标志，如“私人”“亲启”等字样。但同时也要注意，表明“亲启”字样的信件未必都是私人信件，很多宣传、广告类的信件为了躲开秘书人员对信件的过滤，也会采用这样的冒充方式。
（5）看信封的书写方式。很多私人信件的信封都是手写的，而公务信件多是打印信封。
通过上述信封上的特征，可大致判断出信件是公务信件还是私人信件。有些领导也会指示秘书进行私人信件的处理，但是，秘书人员需要记住的是，这需要领导的明确授权。如果秘书人员误拆了领导的私人信件，应该立即将信件装回信封中，并在信封上注明“误拆”字样，然后将信封封上。
呈送文件的要诀
秘书人员在对信件进行预处理之后，要及时将信件呈送给领导。在给领导呈送信件时要注意：
（1）呈送信件要分类
呈送给领导的信件应该分门别类，标明哪些需要优先处理、哪些需要签字、哪些只需要阅览，以便于领导根据自己的时间情况来处理。
（2）呈送信件要完整
呈送给领导的信件应该包括秘书的加注、信件正文、信封和附件，要按照一定的顺序，用回形针予以固定，防止在传阅过程中分散或丢失。
邮件处理的好坏与否，将会直接对秘书与上司的工作进程产生影响。尽量让自己的处理程序合乎规范，方便上司工作，是邮件处理工作的前提与要点。
