浅谈社区矫正人员档案的归档和管理
社区矫正是与监禁矫正相对的行刑方式，是指将符合法定条件的罪犯置于社区内，由司法行政机关及其派出机构（司法所）在相关部门和社会力量的协助下，在判决、裁定或决定确定的期限内，矫正其犯罪心理和行为恶习，并促进其顺利回归社会的非监禁刑罚执行活动。我国于2003年开始社区矫正试点工作，2009年在全国全面试行。近年来，社区矫正工作发展迅速，覆盖面稳步扩大，社区矫正人员数量不断增长。
社区矫正人员包括被判处管制、宣告缓刑、裁定假释、决定暂予监外执行、被剥夺政治权利并在社区上服刑的人员。对于符合法定条件的罪行轻微、主观恶性不大的未成年犯、老病残犯，以及罪行较轻的初犯、过失犯，作为重点对象，也可以适用非监禁措施，实施社区矫正。
社区矫正人员档案是指司法行政机关对社区矫正人员进行监督管理、教育帮扶工作过程中所依据和形成的具有查考和凭证作用的文字、声像、电子数据等各种载体和形式的历史记录。司法行政机关对社区矫正人员档案管理工作实行统一领导，分级管理。区（市）司法局和司法所具体负责社区矫正人员档案管理工作。我们峄城区司法局自2005年开展社区矫正工作试点以来，不断加强社区矫正人员档案的管理工作，认真学习《社区矫正实施办法》和《山东省社区矫正人员档案管理办法》的相关要求，立足本单位工作实际，在社区矫正人员档案管理方面积累了一些方式方法，现结合本单位实际情况，谈一下本人对社区矫正人员档案管理方面的几点看法：
一、社区矫正人员档案材料的收集、整理与归档工作
区司法局建立和保存社区矫正人员的执行档案；各（镇）街司法所建立和保存社区矫正人员的工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。执行档案副本和工作档案分别装订，并同盒存放。
（一）社区矫正人员档案资料的收集工作
执行档案归档材料包括：社区矫正人员基本信息表、拟适用社区矫正调查评估意见书、刑事判决书、裁定书、决定书、执行通知书、罪犯执行告知书、接受社区矫正保证书及假释证明书、保外就医审批材料、出监鉴定材料等、社区矫正人员报到谈话记录、社区矫正人员告知书、社区矫正人员报到情况通知单、社区矫正人员进入特定区域(场所)、外出（居住地变更)审批表、社区矫正人员警告审批表、违反社区矫正规定警告决定书、提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表及建议书、解除社区矫正证明书、解除社区矫正通知书、社区矫正人员死亡通知书、死亡证明等有关材料、暂予监外执行的社区矫正人员病情复查审批表、社区矫正人员矫正期间再犯罪的，新罪判决书等文书材料、其他应当归档的相关材料。
工作档案归档材料包括：社区矫正人员基本信息表、社区矫正宣告书、社区矫正责任书、社区矫正人员矫正个案书、社区矫正人员报告活动情况登记表、暂予监外执行的社区矫正人员病情复查登记表、司法所定期走访、检查核查记录表、社区矫正人员参加教育学习情况登记表、社区矫正人员参加社区服务情况登记表、社区矫正人员思想汇报材料、社区矫正人员教育谈话记录、社区矫正人员心理矫治记录、社区矫正人员帮困扶助记录、社区矫正人员考核奖惩材料、社区矫正人员人身危险评估表、社区矫正人员阶段矫正效果评估表、社区矫正人员总体矫正质量评估表、社区矫正期满鉴定表、解除社区矫正宣告书、其他应当归档的相关材料。
（二）社区矫正人员档案资料的整理与归档工作
社区矫正人员档案的整理本着方便管理和利用的原则，以个人为单位，按照一人一卷、一人一盒的方式进行整理、保存。归档的材料字迹清晰、工整，一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印机黑色打印，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸书写。同一份材料的内容书写用色应当一致，不得出现混用现象。归档材料与卷皮、卷内目录、备考表装订成卷。档案装订时做到右齐、下齐，在案卷左侧采用三孔一线装订方式，按规定用线装订，不得使用订书针、曲别针等金属物品。对新材料及时归档，至少每年装订一次。档案卷内页码用铅笔编写在文字材料右上角（背面编在左上角）；卷内材料统一采用70克A4型纸张。
社区矫正人员档案材料完整规范，社区矫正人员姓名、年龄、文化程度、籍贯、住址、罪名、矫正类别、矫正期限等基本信息及主要犯罪事实，以决定机关的法律文书为准，人员基本信息不得简写，数字统一使用汉字小写或阿拉伯数字。归档材料中引用的法律法规，必须使用全称，并准确无误。社区矫正工作人员或社区矫正人员在文书材料上的签字一律使用姓名的全称，不得代签、略写，所有签名均在姓名下方注明时间（年月日），姓名应当签在材料的右下角或适当位置，不得越出装订线。凡需加盖单位公章或需社区矫正人员按捺手印的，使用红色印泥。
社区矫正人员档案编号（档号）采用八位数字组合，前四位数是社区矫正人员报到的年度，后四位数是年度内社区矫正人员到区司法局报到的序列号，每名社区矫正人员执行档案的档号和工作档案的档号保持一致。
二、社区矫正人员档案的保管利用工作
社区矫正人员档案管理，应当遵守档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件。社区矫正人员档案保管期限为100年，保管期限从解除或者终止社区矫正当年算起。
社区矫正人员如因居住地变更等因素变更执行机关的，档案随社区矫正人员移交新居住地区（市）司法局。社区矫正人员档案不得外借。有关单位或者个人需要查阅档案或摘抄、复印材料的，可持单位介绍信和本人有效证件，经区司法局分管负责人批准。复印的档案材料需加盖区司法局社区矫正办公室的印章方为有效。
司法所在社区矫正人员解除或者终止社区矫正之日起一个月以内，将整理完毕的工作档案及执行档案副本移送区司法局。区局对解除矫正的未成年社区矫正人员的纸质档案、电子档案予以封存。
同时，我们定期对社区矫正人员档案进行检查清点，对于损坏的档案及时采取措施，进行修补或复制，确保了社区矫正对象档案的完整无损。
社区矫正人员档案是社区矫正工作的真实记录，社区矫正人员档案规范化管理是做好社区矫正日常监管的基础性工作，我们只能在工作中逐步研究和探索新的工作方法。本文中如有不当之处还请大家批评指正。
