临近年底,相信很多仓库逐渐开始盘点年底,但很多企业认为盘点只是“走形式”,既费时费力,又得不到很好的效果。仓库库存真的不重要吗?
盘点是指确定仓库或其他地方现有材料的实际数量。而对物料的现存数量加以清点。作为物流的中心,一切生产物资收发都必须经过仓库的流转,仓库要在平时的工作中做到单据齐全,有据可查,仓库的工作就是反映实物真实全面的流转过程。
仓库盘点的重要性如下:
1减少错误的发生
由于物料的不断收发,随着时间的推移,不可避免地会出现差异和错误。库存可以确定现有的材料数量,纠正账目不一致的现象,不会因账面错误而影响正常的生产计划。
2计算损益
企业的损益与材料库存密切相关,材料库存金额的正确性取决于存量和单价的正确性。因此,为了获得损益的正确性,必须对现有的材料数量进行盘点。
3查漏补缺
采购部门因工作遗漏而错过的订单可以通过盘点进行补救。一般来说,仓库的会计和实物必须每天结算,但在大多数企业中,每天结算的可能性很小。主要原因是文件不完整。另一个重要原因是工作量太大,企业提供的人力物力资源无法完成这项繁重的工作。为了尽可能使账目与实物一致,并与财务要求一致,财务部门一般要求仓库每月清点一次,以满足会计要求。在这里,财务部门和仓库部门/生物管理部门每季度进行一次盘点,最重要的是半年盘点和年底盘点。
库存是一项日常工作,是会计与实物之间的联系点。当发现会计与实物之间存在差异时,有必要找出原因并做出处理结果。不同的处理结果是由不同的原因得到的。主要处理结果包括会计调整、补充文件、交易损失赔偿损失等。
但值得一提的是,目前很多仓库都有一个现象:为了防止库存中出现不必要的现象“麻烦”,盘点“走形式”,缺乏实际意义。
汇擎WMS可以轻松实现仓库盘点,通过PC端或者PDA端针对全盘,抽盘,明盘,盲盘,动盘等各种形式实现快速盘点操作。
因此要发挥仓库盘点的实际作用,需要注意以下几点:
1.部门配合
对于一个正常的生产经营企业来说,其物流是一个动态的指标,企业库存的目的是在一定的时间点找到库存,而库存是一个静态的指标,这就形成了矛盾,这就要求生产销售部门在库存期间暂时停止物料的收发操作,达到仓库所需的无变化状态。因此,在库存期间,即使生产和出货照常进行,也应提前向生产线分发生产所需的材料,以实现仓库材料的静态。此时,库存要求仅限于仓库本身。如果是年底的全面盘点,生产和所有物流都应该停止,生产线上未完成的材料应该在逻辑上退回仓库,然后进行全面盘点。
2.人员配置
仓库库存必须配备一定的人员,参与库存的人员必须具有一定的识别和测量材料的能力。对于库存工作,各部门也应有相应的监督机制。除仓库经理外,其他部门的人员还必须参与库存,如PMC财务部和生产部需要检查库存名称的数量。财务部不仅要监督产品名称的数量,还要计算库存的价值。在一定程度上,各部门人员的共同参与,还加强了盘点人员的队伍,加快了盘点工作。
3.盘点时间
仓库的库存时间通常选择在月底的最后一天。当然,由于临时需要,将在月中盘点。在月底选择库存有很多优势。第一个月底的库存与仓库的月结算时间保持一致,更有利于发现差异,分析差异的原因;第二,月底盘点与财务结算保持数据共享和协调,提高数据使用效率;第三,月底盘点为生产各种数据报表和财务月度报表提供了真实、有说服力的数据;第四,月底盘点后的数据真实可靠,为下个月仓库数据的准确性提供了相应的保证。
4.前期准备
仓库管理员应提前准备库存前的材料。首先,将同一类别和产品名称的材料放在一起,以便顺利进行盘点工作;第二,检查材料卡的收发结余记录,检查实物数量。
5.详细记录
盘点人员在盘点期间,必须仔细核对实物的名称、数量、材料编号,做到准确无误。
6.复盘
根据概率论原理,在同一工作中犯第二次错误的可能性很低。第一次盘点后,有条件的企业还应重新盘点实物,以提高数据的准确性,减少工作中的错误。
7.找出差异的原因
库存完成后,同一产品名称应将账户存款数量与库存数量进行比较。如果差异在合理范围内,则无需分析差异的原因。如果差异率超过企业规定的范围,必须解释差异并分析原因,最后调整账目,使账目一致。
这里需要注意的是,下个月的月初数应该等于本月的盘点数,而不是等于账户结算数,否则差异数将带入下个月的账户,盘点自然会失去其应有的意义和效果。