作为基层，经常有上级单位过来调研。面对上级领导，基层人员即使心里再不乐意，也得好好迎接。毕竟有时候他们过来，也是对本单位工作的一种肯定。好一点的，直接去调研点，基层只需要做好陪同即可。复杂一点的，就要安排座谈会，喊上一些代表，听听他们的建议。这不今天早上刚上班，就接到一个通知，说有一个市领导今天实地调研结束后，要在我们单位开个座谈会。我仔细看了下通知，需要我们办公室做的就是准备一个会议室，给领导们提供一个开会的场所就行。再一看时间，离座谈会开始仅剩两个小时，于是立马着手准备。
第一步：推掉别的会议。因为昨天下午已经有部门告知今天上午要用会议室，鉴于今天的特殊情况，第一时间告知他们会议室要被占用，让他们联系别的会议室，尽量不影响工作。
第二步：检查会议室卫生尽管之前已经打扫过。但这时候还是要再过一遍，尤其是领导们坐的位置，桌椅一定要擦干净。那些用不到的地方，可以暂时先不管，等到会后一并清扫也不晚。告诉大家一个小窍门：打扫卫生时可以先把椅子和桌子之间个空隙——一个人过的空隙，这样能避免你在打扫的时候频繁地拉椅子（毕竟拉的次数多了，也会好心烦~）
每个人面前摆放的物品包括但不限于：席位牌、稿纸、笔、单片湿巾、小瓶矿泉水。席位牌的摆放顺序要严格按照领导们的排序，上级来人人数为单时，第一位坐中间，第二位坐他左手边；人数为双时，从观众席的角度来看，第一位是在中间两个位置居左坐，第二位依然坐他左手边。确定了第一位、第二位的位置，其他人按照顺序一左一右地来回放就行。像稿纸、笔一类的物品摆放的整齐即可。有时候遇到一些比较重视的单位，会给上级领导准备公文包。其实吧，不准备也没事，毕竟他们下来调研，掂的都有包。之前在市里借调的时候，遇到那种经常下去调研的人，一年光公文包就能收好几十个，都放在角落吃灰了。。。
话筒必须要调试，光我知道的，在话筒上摔过跟头的办公室主任就有好几个，可见话筒有时候有多不靠谱了。而且有时候事情就是那么怪，平时用得好好的，一旦遇到大领导来，话筒总要出现点问题。为什么话筒这么重要呢，可以说决定了整个会议的成败。你想啊，你作为领导，你要给在座的人讲话，结果一开口，不是不出声就是刺刺拉拉的噪音，你心情会好吗，要是再遇上下属做汇报的话筒啥问题没有，你是不是心情更不爽了，敢情你这单位是针对我咋地。这些都是人之常情，毕竟你坐在那个位置的话，你也希望自己的讲话能顺顺利利地传达给与会的每一个人，是不。所以如果话筒出问题，基本上这个会议就失败一半了。把领导整得不高兴，办公室主任铁定挨批。
投影仪一般没有话筒问题多，而且一般都会提前说清用不用。不过在没讲明的时候，最好也开着。虽然不开也不影响，但是如果碰到领导当场心血来潮要看个图需要投影仪什么的，这时候再手忙脚乱地去开，万一一紧张再操作失误，那场面就相当尴尬了。为了避免这种尴尬的气氛，最好的方法就是时刻开着，打上会标，比如“欢迎XXX一行莅临调研”什么的。碰上他们要在电脑上看文件，直接切换就OK了。
第五步：准备茶水之所以把这放到最后一步，是因为一般都是人到了，才上茶。提前准备好热水、茶叶、纸杯，人员提前十分钟到位。等到领导们都到会议室了，一个人倒、一个人端，端完茶水，会议一开始，这会议室的布置工作才算是告一段落了，后期记得中间去续茶就可以了。不过，端茶和续茶也要按照领导顺序来，谨慎一点总没错儿。
总结一下：布置会议室其实就是个熟能生巧的活儿。我刚开始做的时候也是一脸懵，跟着同事干了几次之后才慢慢上道。今天上午的会议室基本上就是我一个人布置的，也要感谢同事们的大力支持，如果没有他们打印桌签，送来物品，打好热水，就是再给我一个小时，我也忙不完。毕竟上述步骤做完后，总会遇到谁来谁没来，不断调整桌签和打印材料的情况。不到领导们坐下开口的那一刻，这个事情就是一个持续状态，要及时处理各种突发情况。不过个人的能力不就是在处突中提高的么，所以虽然很累，但真的很值得！
