公文中的简称很容易出错，有时甚至会闹出笑话。在此，通过一些实例，谈一谈如何尽量避免这类错误。
简称不要随意换字。例如，“全国两会”，就不能说“全国二会”，这不仅是约定俗成，也是非常合适的概括。“二广高速”不能写成“两广高速”，因为这里的“二广高速”是特指内蒙古自治区二连浩特市到广东省广州市，而不是广西到广东的高速。现实中，有的文件中确实有将“二广高速”写成“两广高速”的。
简称不能随意套用。例如，在全国人大会议上，要分别审议最高人民法院和最高人民检察院的工作报告，有媒体在报道中简称审议“两院报告”或审议“两高报告”。而在省人大会议上，也要审议相应的报告，有的媒体就依葫芦画瓢，写道：“省人大会议审议了‘两高报告’”。这就是错误的。因为省一级法院的全称是“××省高级人民法院”，其中有“高级”二字，而省一级检察院的全称则是“××省人民检察院”，并不是“××省高级人民检察院”，其中根本没有“高级”二字。这就不能简称为“两高”，只能简称为“两院”。
要注意简称的及时调整。例如，有一种行政区叫“地区”。以湖南省为例，以前就有地区、地级市、自治州等地区级行政区，一般简称为“地、市、州”。但是到了1999年后，经过区划调整，湖南省就没有了“地区”。此后谈到湖南省的地区级行政区，就应该用“市、州”这样的表述。从全国范围来看，现在除了黑龙江省、西藏自治区、新疆维吾尔自治区下辖的极少数地区还没有改为地级市以外，其他省、区、市下辖的地区基本上都改为了地级市。所以在写作公文时，要根据实际情况，用准这一简称。
易引起误会时不要用简称。例如，有的著作指出，“爱因斯坦曾在普林斯顿工作”，读者往往会理解为是普林斯顿大学。其实爱因斯坦工作的机构是普林斯顿高等研究院，它虽然和普林斯顿大学都位于美国新泽西州普林斯顿市，却是两个机构，为了防止读者误解和表述更加准确，最好写全称，不要用简称。
简称还原为全称时要规范严谨。例如，“××省纪委”的全称是“中国共产党××省纪律检查委员会”，而不是“中国共产党××省委员会纪律检查委员会”；“××省委政法委”的全称是“中国共产党××省委员会政法委员会”，而不是“中国共产党××省政法委员会”。在公文写作时必须仔细区分，不能确定时，应该查询官网，查阅工具书，或请教有关单位熟悉业务的工作人员。
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