2. 私密文档:仅指定人可见
工作内部其实是有边界的,有些工作文档仅部门内人员可见,甚至仅同岗位可见都是很正常的,所以“私密文档”的是的应用场景很常见且重要。
所以我觉得,钉钉文档这次更新非常有用,之前知识库下文档权限管理设置仅支持权限增加,不支持删减,文档权限管理不灵活,而升级后的团队空间文档权限可灵活设置权限,自由增加/删减,可设置为仅限指定人可见。
3. 安全水印:覆盖完整,信息保护更全面
我们公司产品经理对外输出的文档都是要求转成PDF格式,加上产品部水印,一来是规范操作,更重要的是保证数据安全。
钉钉文档我之前使用时,原安全水印仅出现文档内容界面,未覆盖知识库文档结构,成员信息界面,而现在可以覆盖团队空间整个界面,目录树,成员管理界面均覆盖水印。
并且,原知识库的“安全水印”和“禁止复制”在这次的升级中都会保留,同时加强了水印能力,覆盖范围包含了整个空间界面,让文档结构、空间信息均得到水印保护,实现全方位的信息安全保护。
所以,灵活丰富的权限管理是钉钉文档安全的守护神,不仅保证了数据安全使用,拓展了应用场景,我们产品设计时也要借鉴。
三、文档 X的融合钉钉文档最强大之处,是文档可以与钉钉的其它功能相互融合使用。
与生产力工具属性本身相融合,缩短了用户协作时的体验缝隙,这种融合带来效率增长的化学反应。
比如说,钉钉文档本身有思维导图、有白板、有表格,我们在进行需求梳理、头脑风暴时可以高效使用;钉钉文档可以导出多种格式,一键生成长图,可以分享,可以语音速记,添加外部链接,编辑器强大,权限管理安全等等,这些都是协作文档的生产力工具属性。
但是,钉钉文档最强大的地方在于,可以和钉钉其他功能无缝衔接,高效配合,极大地提升团队效率。
比如说,钉钉文档还可以直接在文章内容中添加评论,类似于批注,并且可以@某个人,甚至直接推送短信或电话钉钉消息,底部可以点赞,还可以评论,回复完成状态,而这是提供了互动的社交场景,更加有利于提高协作的效率。