任务1 掌握应用文的含义、特点及分类
一、应用文的含义
写作，是人们在感受、认识客观事物的过程中，用语言符号把思维结果有选择地记录、表达出来的创造性的精神劳动。
应用文写作，是以实用为目的的写作。应用文是应用写作的文字表现形态。应用文是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公务或私务、传播信息、表述意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。
二、应用文的特点
（一）实用性
实用性是应用文最大、最本质的特点。它为解决实际问题或达到某种目的而写，对象明确，因而具有更强烈、更鲜明、更直接的实用性。
（二）针对性
所谓针对性，其一是说应用文的内容都具有极强的针对性，它们都是直面实际的社会生活的方方面面，为解决各种问题而写作的，写作的目的明确而具体，不是漫无目的、泛泛而论；其二是指所有的应用文都是针对一定的读者而写的，都有确定的阅读范围、阅读对象。
（三）时效性
应用文都是为解决实际需要而写的，而社会需要总是处于运动变化中的，问题的解决是有时效性的，也就是说，要限定在一定的时间和范围内来处理、解决，这就决定了应用文具有时效性这一特点。时效性要求应用文的写作必须及时、适时。
（四）规范性
大部分的应用文体在长期的使用中都逐渐形成了比较固定的格式。这里所说的格式，包括书写、排印、行款式样、结构环节、习惯用语、称谓、签署等。这些格式或由国家明文规定，或由人们约定俗成，使得各种文体清晰醒目、界限分明，便于写作、阅读、处理（分类、立卷、归档、查询等）。对于应用文的规范格式，要重视遵守，不可任意变动。
（五）平实性
平实性是就应用文的风格而言的，其要求是内容简明扼要，表达清晰流畅，语言朴实平易。应用文是为了实用而写作的，把问题说清、讲明即可，不能拖泥带水、言不及义，更不能含沙射影、晦涩难懂。
三、应用文的分类
应用文的种类繁多。由于标准不同，它的分类也不尽相同。
根据使用功能的不同，常用的应用文一般分为如下几类：
（1）法定公文类。指《党政机关公文处理条例》中所规定的文种。它们是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和纪要等。
（2）事务文书类。指党政机关、社会团体、企事业单位处理日常事务和用以沟通信息、总结经验、研究问题、规范行为的文书。它们虽然也用于办理公务，但却无特定的体式、规范的执法程序及严格的行文规则，一般也无法定的行政效力，包括工作计划、工作总结、简报、调查报告、述职报告、会议文书等。
（3）新闻文体类。指用以进行信息传播和宣传报道的文体，包括消息、通讯、特写、专访等。
（4）科技文书类。指用于科学技术、学术研究和科技管理等方面的文书，包括学术论文、毕业论文、实验报告、科技综述、产品说明书等。
（5）财经文书类。指在经贸活动中使用的，用以处理经济事务、研究经济问题、反映经济活动的具有一定格式的应用文体，包括经济活动分析报告、审计报告、市场预测报告、可行性研究报告、投标书、招标书、广告、合同等。
（6）司法文书类。指在司法工作中形成的处理各种诉讼案件及非诉讼案件的具有法律效力或法律意义的文书，包括起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。
（7）礼仪文书类。指为了礼仪社交目的或在礼仪场合使用的文书，包括请柬、欢迎词、祝酒词、答谢辞、欢送词、告别词等。
任务2 掌握应用文的构成要素
一、主题
（一）主题的含义
主题与材料是应用文书内容的基本要素。主题，又称主旨、题旨、立意等。具体地说，主题就是通过文章的具体材料所表达的中心思想、基本观点或要说明的主要问题，是作者对客观事物的评价和态度。
（二）主题的来源
主题主要来源于三个方面：一是社会生活的客观需要，解决现实问题，指导实际工作。二是本单位、本部门或个人处理公、私事务时的需要。三是党和政府的方针、政策与有关决策意图。
（三）主题的表现方法
（1）显现法。又叫直接法，是...
（2）对比法。是通过对文章不同侧面或不同性质内容的对比来揭示主题。
（四）主题的写作要求
（1）正确。主题正确是撰写应用文的基本要求。应用文主题要以马列主义、*思想、*理论为指导，符合党和国家的方针、政策、法律、法规，同时也要符合客观实际，反映客观事物的本质与规律。
（2）集中。主题集中指应用文要集中表达一个主题，即重点要突出，围绕一个中心思想把问题说深、说透，不要试图在一篇文章中表达许多意图，也不要在一篇文章中使用许多与主题无关的材料，使主题分散、零乱。
（3）深刻。撰写应用文要求揭示所反映事物的本质及内部规律，提出能推进社会发展的有益见解。
（4）鲜明。指应用文的观点必须明确。文章肯定什么、反对什么，作者要态度鲜明，表述得清清楚楚、明明白白，决不能够模棱两可、含糊其辞，使读者不容易理解。
二、材料
（一）材料的含义
材料，是指作者为了某种写作目的，从实际工作、学习、生活中搜集到的或写入文章中的一系列事实根据和理论根据，如人物、事件、数据、例证、原因、道理等。它包括经过作者选择提炼后写进具体文章中的材料，以及作者在写作之前搜集和积累的原始材料。
（二）主题与材料的关系
主题与材料的关系主要有：材料是文章的内容，主题是文章的思想，两者要统一；主题要统帅材料，要围绕主题选择材料；材料必须能够证实主题，材料与主题应一致。
（三）材料的收集、选择和使用
1.收集材料
收集材料要求全面、深入、细致，具体方法有：
（1）观察，是作者凭借自己的感觉对对象进行有目的、有计划、比较持久的感知，记录所得的材料。包括总体观察、细节观察、比较观察和过程观察等，都有由表及里、由现象到本质的深入过程。这是取得第一手材料的主要途径。
（2）体验，即置身于对象所处的环境之中，用整个身心去感受。通过体验获得切身感受，以积累素材。
（3）调查访问，即通过向知情人、有经验的人询问以了解真实情况，获得材料。可以综合运用观察、体验、查询、阅读等手段，采用开座谈会、个别访问、现场了解、蹲点调查、问卷调查等方法有目的、有计划地收集材料。
（4）间接摄取，包括两种方法：一是阅读观听，就是从各种文献、音像资料中获取材料；二是计算机检索，它是当今最便利、最普遍的搜集材料的方法。
2.选择材料
要紧扣主题，选择具有真实性、典型性和新颖性的材料。材料必须真实，应当对所选材料的真伪加以甄别，对材料中的地点、时间、人物、事件的过程及具体的数据加以核实。要选择具有典型性的材料，因为典型性材料反映事物的共性和特征，能够揭示事物的本质和规律，有很强的说服力。要选择具有新颖性的材料，因为新材料往往反映新事物、新情况、新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示。
3.使用材料
使用材料直接关系到主题的表达和文章的质量。要根据应用文的不同性质决定材料的使用方式。材料的使用方式有两种：一是作为撰写应用文的依据，具体材料并不写入文章；二是作为文章的论据或消息的主体，这些材料必须写入文章。材料的使用还有详略问题，应根据文章的撰写目的，确定材料使用的详略。
三、结构
（一）结构的含义
结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。
（二）结构的内容
1.开头与结尾
（1）常见的开头方式有：陈述目的式、说明根据式、交代缘由式、概述情况式、提出问题式、引述来文式。
（2）常见的结尾方式有：自然收尾式、总结归纳式、特别强调式、补充说明式、期望号召式、惯用语式。
2.层次与段落
（1）安排层次的常见方式有：1）纵式层次结构，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。2）横式层次结构，即思维横向发展的结构方式。3）纵横结合式层次结构，即将纵向推进和横向展开结合起来交叉安排层次的结构方式。
（2）划分段落要注意：保持段意的单一性；注意段意的完整性；注意段落的有序性；段落的长短要适度。
3.过渡与照应
（1）过渡。在写作中需要过渡的情况大致有三种：1）从一层意思转换到另一层意思或从一件事情转换到另一件事情时。2）当内容由总到分或由分到总时。3）表达方式变化，由叙到议或由议到叙时。
过渡的形式有明渡和暗渡两种。明渡指有明显标志的过渡，常用的形式有过渡段、过渡句或过渡词语。暗渡指无明显标志的过渡，主要靠层次、段落间的逻辑关系来过渡。
（2）照应。常用的照应方法有：首尾照应；文题照应；文中照应。
四、语言
（一）语言的表述要求
应用文的语言运用，总的来说，要表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者歧解，贻误工作。应用文的语言表述，根据不同文体，须遵循下述要求：
（1）严谨庄重。具体要求是：使用规范化的书面语言；使用含义明确而具有限定性的词语；使用专用词语。
（2）准确恰当。应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念明确，判断和推理正确而恰当，符合语法修辞的规范。
（3）朴实得体。朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述，不追求华丽辞藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。得体，即用词适应不同种类的应用文的需要，说话有分寸、适度。
（4）简明生动。应用文的用语必须简明、精练，用尽可能少的文字浓缩大量的信息，做到言简意赅。
（二）应用文专门用语
（1）称谓词。在应用文写作中，涉及机关或个人时，通常应称机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称；第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称；第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。
（2）领叙词。常用的有：根据、按照、为了、接……、前接或近接……、遵照、敬悉、收悉、查、为……特……、……现……如下。领叙词多用于文章开端，引出法规、政策或上级文件等作为行文的根据或事实依据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。
（3）追叙词。追叙词是用以引出所追叙事实的词。写作中有时需要简要追叙有关事件的办理过程，为使追叙的内容自然，通常使用追叙性词语。如：业经、前经、均经、即经、复经等。
（4）承转词。承转词又称过渡用语，是承接上文、转入下文时使用的关联、过渡词语，主要用于陈述理由及事实，引出作者的意见和方案等。承转词不仅有利于文辞简明，而且能起到前后照应的作用，如：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、概言之等。
（5）祈请词。祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。如：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、要求等。
（6）商洽词。商洽词又称询问词，用于征询对方意见和态度，具有探询语气。如：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否同意、意见如何等。
（7）受事词。受事词即向对方表示感谢、感激时使用的词语。如：蒙、承蒙等。
（8）命令词。命令词即表示命令或告诫语气的词语，目的在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。如：着、着令、特命、责成、令其、迅即、切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理等。
（9）目的词。目的词是直接交代行文目的的词语。用这类词简明、直接地表示行文目的，以便受文者正确理解并按时办理。如：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、请查照办理、请遵照办理、请参照执行、望周知、请备案、请审阅等。
（10）表态词。表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确的意见时使用的词语，如：应、应当、同意、不同意、准予备案、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理等。
（11）结尾词。结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。有用以结束上文的词语，如：特此报告、特此通知、特此批复、特此函复、特此函告、特予、此致、谨此、此令、此复等；有再次明确行文的具体目的与要求的词语，如：……为要、……为盼、……是荷、……为荷等；有表示敬意、谢意、希望的词语，如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱等。
（三）语言的表达方式
（1）叙述。叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。文章中记叙事件的发展过程、介绍单位的基本情况，一般都用顺叙，即按时间先后为序来叙述。倒叙、插叙、分叙等用得较少，只在通讯、消息、调查报告的写作中才用。
（2）说明。说明在应用文写作中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等。经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也常常借助说明的方法解释、剖析事理。
（3）议论。调查报告、简报、嘉奖令、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说明情况的基础上，用议论表明对人物、事件、问题的评价。指示、决议、纪要等公文，也常用议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和执行。
