下面具体介绍几种会议形式。
（1）固定的部门会议。部门会议建议至少每月一次，注意不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。
能频繁，否则会给公司造成沉重负担。
（2）全体会议。团队全体会议建议至少每两月一次。要利用全体会议通报政策，但 （3）处理实发事件的会议。突发事件会议随时可开，但是又不要太频繁。否则会使以员工感觉日日有危机，会让公司陷人做事无条理的可怕境地。
（4）一对一会议。按需要确定频率，甚至可以按需要天天发生，但是会议时间最好不要超过lh。
2. 信件
对于一些重要的、需要双方确认的信息，可以采取信件这种正式的方式进行沟通。例如，在团队管理中，对沟通过的、认可的、重要的事项需通过书面材料的形式予以备案留存。把想法转化成文字不仅展示了一个人的写作能力和交流技能，也展示了其作为专业人士的身份。通过信件和同事、老板、客户交流，个体可以展示自己和所代表公司的很多方面。
别人可以据此判断出个体对语言的驾驭能力如何，是否注意质量，以及是否注意细节等间题。给潜在客户发一封很槽糕的信件，可能会对个体的业务关系甚至整个事业都产生毁灭性的影响。信发出去之前，要确定商务书信没有错误，选择合适的称呼和结尾，确定公文写作有个正确的“外表”。清楚写信的因由，明晰写信的对象，确定写信的必要，安排写信的时间，给自己一个期限。要明白，写作质量永远都是重要的。还有一些小技巧：让段与段的长度有所不同；删除多余的文字；写信时要用“您”，这说明自己的重点在对方身上；使用日常用语。
3．电子邮件
通过电子邮件可以及时、方便地传递与客户、供应商以及团队成员之间、上层管理者之间的文件，比如团队计划、备忘录、会议纪要、工作报告、预算、文档等。应用电子邮件时要仔细、考虑周全。许多电子邮件写得太随便，发得太仓促、草率，没有引起收件人员足够的重视，还可能导致不必要的疑惑。如果有网络，电子邮件就可以快速发送给分散在不同地区的人们，这是电子邮件显而易见的优点。当然他们必须有时间去阅读、消化并将洪流般的信息付诸行动。
在使用电子邮件时要注意以下问题：知道写作规则，不要给别人的邮箱造成负担。未经允许，不要随意散发别人的电子邮箱。除非确定客户习惯这种交流方式，否则不要给他们发电子邮件。定期查收电子邮件。不要堆积邮件，在合理的时间段内定期回复电子邮件，惯例是24h 之内。
除非某条信息确实很紧急，否则不要把它标注为“紧急”。如果对方只希望你一个人看到，就不要把他的电子邮件转发给他人。如果可以，使用“不在办公室自动回复”功能。如果必要，做好电子邮件的备份。打开电子邮件之前一定要先查毒——尤其是当计算机处于某个网络中，可能影响到整个部门甚至整个公司的时候。在发送之前确定你发送的文件没有遭到破坏。电子邮件的内容要简短，给出主题，不要过多使用大写字母。每条信息只涉及一个主题。发信息之前要进行校对，不要在工作时间内收发私人电子邮件。切记不要发送任何涉及公司保密信息的电子邮件。如果有些话你不愿意当面说，也不要写在电子邮件中。而且注意，在愤怒或烦恼的时候不要发电子邮件。
4. 电话
电话由于其方便快捷已成为目前最常使用的一种沟通方式，也成为人们不可缺少的一件生活必需品。使用电话联系要注意：当天回复电话。如果办公室有访客，不要接电话。打电话时不要来经允许就让对方等。让电话那端的人等待时告诉对方需要等多久。工作时不要使用电话的等待功能。同时打电话时，与他保持一定的距离。不要打扰别人打电话。如果使用电话的免提功能，让对方知道房间里还有什么人。如果和别人共用一个办公室，不要使用免
提功能。对得电话会议要像对待平常的会议一样。无论是谁主持这改电话会议，一定要让参加这议会议的人知道还有哪些人参加了这场会议。电话会议途中不要销销溜出去。即使以呵码就知道对方是谁，也不要直接称呼对方的名字。
此经；在甲手加公額信的时候也要活底恰当使用一些校巧；不们希單得到别人的关心而重视，但是当发现自己得到的关心和亚视是如此服价，那么不但不会对对方产生好感，反前有被轻视的感觉。尤其是在逢年过节时，大家都希望自己被重视，希望自已是对方心中值每用心的一个，流水作业的、没有一点个人感情的短信的确有可能引起对方的不满。所以即便你觉得转发短信会使所有人省时省力，那么你至少还是输人几个字：××敬上。×x是自己的名字，在短信的未尾处加上它，有三重含义：
首先，它将你的短信从干篇一律的短信中区别开来。
其次，表示自己在这条短信上用了心，至少做出修改使它成为你独有的短信，而不是简单地转发那样没诚意。
最后，不同的署名代表着自己和对方的特别关系：“坐在你后面的那个胖家伙敬上”会博得对方一笑，而“感谢您在我感冒时送药的已愈病人”则让对方感到温馨；如果还能用上双方之间特定的呢称，那么完全可以抵消非原创短信的不足，展现一方最真诚的心意。
5.视频
当团队跨越好几个区域而又需要进行沟通交流时，视频为身处异地的团队成员提供了一个既快捷、直观也可多方讨论的沟通方式。视频会议由于互联网的不稳定和操作复杂，对使用视频会议的人员有一定的技术要求。网络视频会议存在音频延迟、抖动和网络断线等问题，视频会议要注意具备回声抑制、自动增益控制、噪声消除等语音处理功能，以保证系统的语音效果更加流畅自然。视频会议需要避免的一个误区便是：唯“高清”马首是瞻。很多人通常认为只有高清的视频会议系统才是值得选择的，可以说是言必谈高清，而往往忽视自己的使用环境。对于高清视频会议效果的保证，除了设备，相匹配的网络环境也是十分重要的。
6. PPT
PPT 由于其表现力强、信息形式多媒体化而成为团队沟通经常使用的形式。PPT报告中的信息除语言和文字、图片、表格外，还可以加人动画、音乐、影视等形式。这使得呈现的内容丰富多彩，有利于对方的理解。PPT使信息的呈现方式更加快捷方便，PPT 中的信息也可以通过粘贴复制进一步保存，且信息有更大的适用性和可加工性。
使用 PPT一定要有创新思想，每张 PPT 之间的逻辑很重要。同时 PPT 要习惯用少量的文字搭配有意境的图来表达思想，用恰当的页数来抓住想要表达的核心，有总有分，主干明确，这样才能收到好的效果。
在使用PPT时要注意以下问题；PPT 动画效果制作的时候注意叠放次序，还有各个元系之间的动画衔接，比如什么时候用单击进入下一元素，什么时候自上一动作之后进行。至于
PPT 加背景音乐或者是影片的时候，切记要把音乐或影片和 PPT放在同一个文件夹下，还有如果用下较的模板，要记得看说明，不要把网站的名字留在上面，那样不太好。在呈现PPT之前有彩非的活最好去现场看一下，根据内容找背景图片，图片尽量用高清图片，保存之后剪机二下，尽量不要留下网址，幻灯片最好为粘贴上的图片，不要直接用图片做背景，这样图片长宽比例不会改变，比较美观。幻灯片中如果需要添加比较复杂的动画效果，要经过一段时间的练习，才能熟练运用。还有一些背景模板也需要日常的积累，一些整理好的模板在有些网络群里会有分享。另外，放映幻灯片之前需要数一下幻灯片的张数，以便放映时注意控制时间。
（二）沟通的主要原则
团队一般都有众多的参与方，各方既有共同目标，又有各自目标，既有整体利益，又有各自利益。因此，需要各参与方沟通和协调，最大限度地减少冲突。沟通是在整个团队生命周期内，各参与方之间知识、信息等在团队内部和团队之间进行共享、交换和传递的过程。
它是团队计划、实施、控制、决策等的基础和重要手段。通过团队沟通，对相关部门和活动进行调节和协商，调动一切相关组织的力量，使之紧密配合与协作，提高其组织效率，最终实现团队和组织的特定目标和环境、社会、经济相互间的可持续发展。
沟通不畅成冤家
小贾是公司销售部的一名员工，为人比较随和，不喜争执，和同事的关系处得都比较好。但是，前一段时间，不知道為什么，同一部门的小李老是处处和他过不去，有时候还故意在别人面前指桑骂槐，对跟他合作的工作任务也都有意让小贾做得多，甚至还抢了小贾的好几个老客户。起初，小贾觉得都是同事，没什么大不了的，忍一忍就算了。但是，看到小李如此嚣张，小贾一赌气，告到了经理那儿。经理把小李批评了一通，从此，小贾和小李成了绝对的冤家。
小贾所遇到的是在工作中常常出现的一个问题。在一段时间里，同事小李对他的态度大有改变，这应该是让小贾有所警觉的，应该留心是不是哪里出了问题。但是，小贾只是一味地忍让，忍让不是一个好办法，更重要的应该是多沟通。
但结果是，小贾到了忍不下去的时候，他选择了告状。其实，找主管来说明一些事情，不能说方法不对，关键是怎么处理。但是，在这里小贾、部门主管、小李三人犯了一个共同的错误，那就是没有坚持“对事不对人”，主管做事也过于草率，没有起到应有的调节作用，他的一番批评反而加剧了二人之间的矛盾。正确的做法应该是把双方产生误会、矛盾的疙瘩解开，加强员工的沟通，这样做的结果肯定会好得多。
每一个团队成员都应该学会主动地沟通，真诚地沟通，有策略地沟通，如此一来就可以化解很多工作与生活中完全可以避免发生的误会和矛盾。
其实，在一个公司里，这样的情况每一个人都经常遇到，而且还会遇到非常多类似的情况，怎样合理地处理这样的沟通问题是非常有实际意义的。在团队沟通中，良好的沟通原则必不可少。
1.沟通要一致
沟通管理有助于团队建设制定统一的运转管理模式，从信息的产生、传递、接收到信息的反馈全过程是一致的。沟通与团队建设的有关规定、说明、报告及规范操作办法紧密相
员工关系管理—中国职场的人际技能与自我成长
连。汐通需要随着团队的迷展与经验的积累而不断充实，调载与定黄。阴此，沟通化然实』看统一性，这样一个棋板的建立，超米越体现出沟通管理统一性原则的实用价值和关自所在。
2. 沟通要有效
所有的沟過工作都是为了使某一事件或问题与矛盾得到解决，使于盾备方服终达成一要限无限的。对信服的核收与理解退否行合得品发曲者的思事我員是爾基沟通是否有效的房准。有效的沟通起始于积极有效的联听，在沟通中经常会出现这样的情况；虽然你听到7我的话，并表示理解了，但是，你的理解并不是我说话的本意。因此，有效聆听是首要的。在团以管理实践过程中，口头和会议沟通时沟通各方要集中林力，适时提回以真正弄清概念，避免词不达意或理解偏差，造成“你讲你的，我想我的”，聆听者要有耐心，听清、弄储讲话者的整个思路，不打断、不跑题、不排斥不同意见、不拒绝不同观点，更不要带着偏见去听。
其次。信息发布者在表达时要使用准确、扭白的语言，尽量避免由于婉转密套的表达方式带来的误解。为了确定接收者是否足够准确地接收到了信息，可以请其表述其对信息的理解。在书面沟通中，对于已被确定使用的文件格式要坚持正确运用，文字简单明了，消除不必要的论述和评论，避免模楼两可的结论和意见，使人易于理解。只有信息发布者与接收者的理解一致了，沟通才可称为有效。
3. 沟通要适时
沟通管理也是要付出代价的，如果因过度的沟通工作或繁杂的文档规定使团队管理工作效率低下，那将是得不偿失的。因此，沟通工作的时机与频率的把握至关重要，一切要以必要原则为准绳，在团队中适时开展。
4. 沟通要有据
所有的信息都有可能是团队建设过程中的基准与依据，对团队的规模、工作内容等造成影响，产生变更，这也将直接关系到建设目标能否实现。在按照团队规划进行具体操作的同时，变更不可避免。要使各项团队活动的合理性有据可查，在沟通过程中，要注意收集沟通资料、信息和数据。随着时代的发展与科技的进步，现在可以依据录音、录像、图片等先进手段来更为准确、细致地记录下大量不断产生的沟通过程与结论。它们作为传统的备忘录的理提供了不可缺少的依据。
有力补充，更能充分说明实际工作的原始情况，为团队建设中问题的产生与解决、变更的处
5. 沟通要及时
信息的产生、传递与接收就是为使团队建设顺利进行，沟通得及时可以使团队建设中出现的问题尽快得到解决，团队建设得以持续进行，这也是团队目标能够实现的重要保障。
团队沟通即采用口头语言、文字、身体语言、各种专业符号、影音资料等形成的信息进行的人与人之间的交流，使彼此间能知道并理解其意图。沟通可以是口头的或书面的，可以是面对面式的或是通过沟通媒介进行的，如电话、文件、书信、电子邮件。沟通可以是正式的，如例会、报告会、发布会，也可以是非正式的。
（三）团队沟通的会议管理
会议使压队内不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”，如图52 所示。许乡商水准的创慈就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。有的会议只需要带
上一双耳朵，有的会议则马虎不得。一次成功高效的会议可以为今后的工作开展指明方向，明晰各部门的工作任务。
集思广益图
德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。在会议中高效率且有效果地解决问题，是会议管理的意义所在。
1.提前进人状态
人的大脑兴奋点的切换需要时间，从繁忙的工作中直接步人会议室就可能导致以下同题：需要一段时间才能把思维调整到会议议题上来，可是最重要的东西已经讲过了；为这个会议准备了很久，但是错过了表现时机，一切努力付诸东流；思维散乱，无法完整清晰地表述自己的意见，甚至使上司认为自己不够用心。
为了避免这些后果，自己应该提前进人会议状态。这并不是要求在所有人到场之前就坐到会议室里自言自语，而是要在会议开始之前就将思维拨到会议的指针上，让大脑有足够的时间调兵遣将，因为真正的会议在既定时间前15min就开始了。
（1）会前15min：中断手头的工作，让大脑从工作中脱离出来，同时给自己一个休息的间隙。
（2）会议前10min：想想这是个什么样的会议？主题是什么？议程是什么？自己扮演什么角色？要达成什么样的目的？还有什么可以取得的附加值？与会人员有哪些？老板重视程度如何？同事重视程度如何？对自己的工作有什么作用？如果有必要，不妨在草稿纸上将这些问题列出来，一一答复以整理散乱的思维。
（3）会前8min：通过对会议的说明和定位，明确自己要做的事情，根据这些事情整理一些要用到的资料：PPT、文档、要用到的数据资料整理件、样品、移动存储、连接线、纸、笔等。把所有的东西放在一起，用一个文件袋或者其他便于携带的东西装好。
（4）会前5min：如果需要发言，这时候可以默诵一下自己要说的内容，可以在草稿纸上列一个备忘提纲以免疏漏；如果需要解决问题，把问题和其衍生矛盾写出来以便会上一一提出求解：如果自己希望得到更多信息，那么根据会议的主题和议程，想想自己要了解些什么。
（S）会前2min：在大脑中飞速想象整个会议过程，整理资料，确定没有遗漏和补。
（6）会前1min：去趟洗手间，喝点水润润嗓子，向会议室出发吧，将会拥有一次完美的会议效果。
2.提高会议效率
不管是哪种会议形式，最重要的是，会前点明因难或问题所在。分析风险，会上讨论方
员工关系管理——中国职场的人际技能与自我成长
法，最后达成协议。一定要让大家会前就知道问题，对风险进行透彻分析，这样有时间充分思考，会上讨论的时候才能有的放矢，帮助最后达成决议。
要使会议高效，应从以下几方面着手：
达成协议与解决问题的几个步骤
首先，事先做好充分的会议准备工作，把议题交代清楚，给别人留好作业的同时，自己也要完成自己的作业。不打无准备之仗，作业要简单明了。可以适当准备一些模板，但不一定太长。谁也不会有兴趣听完十几页的报告。
通常，会议议程包括以下几个要素：时间、地点、必须参加的人、欢迎参加的人、会议的议题、会议的议程（包括强调会前要做的工作）。把这几个要素安排得井井有条，也是会议高效的保障。
然后，尽可能敦促在会上做决议，并将责任落实到个人，时间落实到点。
最后，高效会议的根本是“拒绝一切和会议议题无关的讨论”。开会之前必须有议程，分条写。哪怕是非常简单的几句，也要让别人知道你要干什么。
3. 做好会议记录
会议记录是团队的航海日志，看似简单的会议记录，需要分析问题、解决问题、时间管理、会议管理、统筹规划等诸多技能。善用会议记录，能帮助团队沟通更顺畅地进行，避免很多不必要的反复讨论。同时，这些会议记录也能帮助我们有更多的时间来管理沟通过程中各种突发的意外情况。
会议记录应确保准确而清晰，并保证记录的顺序与议程上的顺序一致。在做会议记录的时候要写成笔记形式，简短但观点要明确；及时递交会议记录可以促进对讨论的事项采取果断行动；如果对某一个问题不太明了，切不可含糊其辞，要主动与主持者进行讨论。一份恰当的会议记录应能让缺席者完全理解。
在会议记录中，应当记录会议的时间和地点、与会者姓名（如果适当）、提出的全部团以工作《可不必包括讨论的细节）以及做出的全部决定、协议和任命。在会议过程中做金记，然后及时尽早据其写出完整的记录。会议记录必须公正、风格简明、清晰准确。准备很重要，特别是当会议记录可能作为以后辩论的依据时。当会议内谷量大、要点较多时，可以用数字标出每一个新要点，这样可以明确显示出一个要点的结束及下一个要点的开始。如果会议记录特别长，应为其做简单的索引。
4.会后跟踪反馈
一份份会议记录连起来就好似团队的生命线。只有会后切实地跟踪和落实，团队治通才会推进。一旦做好会议记录，应退速将它们分发给有关人员。如果会上取得一致的行动刺落有进一步实脆，汇辑会议记录就毫无意义。会议记录会清楚地指出每项工作应完成的最后期限，以及由准负责执行。经过一段适当的时间，但必须在下次会议之前，追踪所记录团队工作的进展情况，敦促大家把需要完成的内容抓紧完成。如果在预定的时间段内不能完成，就要考虑拆分成小项，以便于跟踪进展。
跟踪会议记录是一件持之以恒才能见到成效的事。开始的时候，总会有人不重视，不放在心上。凡事贵在坚持。管理学里有个词条叫“飞轮效应”。为了使静止的飞轮转动起来，一开始必须用很大的力气，一圈一圈反复地推，每转一圈都很费力，但是每一圈的努力都不会白费，飞轮会转动得越来越快。达到某一临界点后，飞轮的重力和冲力会成为推动力的一部分。这时，无须再费更大的力气，飞轮依旧会快速转动，而且不停地转动。用会议记录推动团队工作进展就是贵在行动和坚持。会议记录不起眼，很麻烦，即使写了，也不一定会有人看，即使有人看了，也不一定照着做。但如果因为这个，就觉得它不重要，那对企业的发展将是一种损失。坚持做好会议记录，并进行跟踪和反馈，会推进团队工作破浪前行。
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