竞争性谈判是政府采购项目组织的一种重要形式。竞争性谈判同样需要编制竞争性谈判文件，这不仅是采购人进行采购需求说明的重要文档，同时也是供应商单位参与谈判，提供投标报价的重要参考。竞争性谈判文件应如何制作？
第一、报价要求需要说清楚。其中“几次” 报价与 “几轮”报价有区别
在竞争性谈判过程中，谈判小组依据谈判内容及合同草案的作为基础，对所购商品分别与供应商进行不止一次的了解，通过谈判进一步确定采购商品的技术特点和性能要求，提出彼此的成交条件和意向，进而补充完善合同内容；同时也会尽可能的要求供应商降低报价，减少利润空间；这只能称之为“几次”报价。
采购人与每个供应商谈判所取得的成果后，在相同的条件（要以书面形式发给各谈判供应商）下，在规定的时间内提出最后报价，实行公平竞争；这可称之为第一轮报价。而这一轮报价中，有两个或两个以上多个报价相同，不能确定成交商时，可以进行第二轮报价。如仍有相同还不能确定成交商时，还可以进行第三轮报价；直到公正地确定成交商为止。
有些竞争性谈判文件条款的表述不甚科学、缺乏严谨，对几轮报价和几次报价混淆不清；有些采购文件中前后混用，表述不一致，导致供应商理解上产生分歧，投诉也较多。
第二、采购商品涉及的品牌问题
竞争性谈判文件在表述谈判响应人的资质条件、货物规格、项目的基本要求、质量标准、配置、技术参数和合同主要条款的实质性内容时，不可指定品牌（含产品主要部件的品牌，如政府采购计算机项目中，不得指定微处理器、显卡等品牌）；不可采取以特定产品的技术指标作为编制采购文件的依据等待方式间接指定品牌；但当采购人无法准确或清楚地说明拟采购项目的特点和要求，可以在竞争性谈判文件中注明“相当于”或“或同等品”字样 。
第三、交纳投标保证金的表述问题
“开始竞争性谈判时交纳投标保证金”有较多的竞争性谈判文件是这样表述的。有些供应商早早到达谈判文件规定的地点，但有些供应商就是迟迟不交保证金；采购人一看规定时间已到，还没有三家以上供应商交纳保证金，只好守候供应商交纳；而供应商也纳闷：超时了怎么还不开始呢？
当供应商知道真相后交纳了保证金，采购人按照规定操作程序确定了成交商后，而按采购文件规定交纳了保证金又未中标的供应商就会投诉，采购人的操作时间违反采购文件的规定，不应该进行谈判，应该履行停止采购的相关手续后，再次依法履行招标采购程序，这样才能合乎《政府采购法》要求，所以最终中标无效。有关投标保证金的交纳问题容易产生歧义理解，因为针对表述问题需要说清楚，讲明白，并且在实际执行过程中不可随意更改。
第四、报价必须指定涵盖的具体内容
报价应包括完成采购项目所涉及的各项费用，需在竞争性谈判文件中表明。一般应包含货物价格、税收、商检、运输、安装、调试、保险、人员培训、技术支持和售后服务、软件升级、履行合同规定的义务等所需费用，有些采购文件还把成交服务费也写在其中。以防止成交供应商在运输、商检等环节上，另摊费用；或者造成双方在具体操作上的推诿，导致合作上的不愉快。
最后提醒：竞争性谈判一般适用于技术复杂，采购人不能明确具体需求，或采购人对采购时间比较紧急的项目采购。参加谈判的供应商名单由谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定，数量不少于三家。
