开好会议的几个要点
一次成功的会议,不仅能启发和利用大家的智慧,形成合力,更重要的是能够妥善地解决工作中存在的问题。
会议的类型很多,像报告会、发布会等,都是一言堂,不需要其他人参与意见。这样的会议谈不上利用大家的智慧,因为在召开会议以前,会议内容或结果都已经确定了。我们今天所说的会议,不包括这类一言堂的会议。
我们所说的会议,有两种主要形式,一是会商,二是会议。
所谓会商,指的是召集会议的领导已经有了某种想法,在班子内部进行商量,征求大家的意见。会商时,领导必须先对大家说明,“我有一个想法,准备开展某项工作,但我拿不定主意,请大家充分讨论,看看可不可行。”领导有了这样的态度,就容易营造出与会者人人动脑个个发言的会议氛围,得到多方面的意见和建议,对自己的想法进行补充和完善。即便领导的设想被否定,也是大家充分讨论的结果,也可以说是利用了大家的智慧,形成了合力。
所谓会议,是指领导在开会前并没有先入为主的想法,而是把解决问题的全部任务都交给会议。这样的会议是很难开的,领导要善于掌控会议,在话题讨论中能够放得开,收得拢,主题突出,还要善于总结、提炼他人的观点,最后找出答案,形成决策。
要开好这样的会议,需要注意以下几个要点:
一是摆出问题。在会议开始时,领导首先要把问题摆出来。像前几天召开的建筑公司工作会议,我没有任何准备,只是最近偶然看到建筑公司有些员工比较懒散,至于怎么解决这个问题,是不是还有其他问题,都要在会上讨论。我提出这个问题以后,大家开始议论,轮流发言,很快就找出了原因。比如思想不到位、不如在家里干活主动,干零活、散活时因缺乏考核而怠工、吃大锅饭,工资没有拉开差距,员工人数较多、管理人手相对不足等。所以在最后总结时,我提出了末位淘汰制、做零活时定任务、给队长和带班长放权、搭班子带队伍等解决办法。这个会议应该是比较成功的,从这几天看,建筑公司的领导逐步落实了措施,工人的精神面貌、工作状况改进了不少。
二是会议重在“议”。让大家发言时要注意,一定要先从职位低的人开始。要是一开始领导就先表态,大家很可能不再发言讨论,就“议”不出什么了。一定要让基层员工把对会议主题的意见说出来,这样才能得到来自基层的信息,听到实话。即使发言者紧张,甚至结结巴巴,也一定要让他说完,必要时给予鼓励,让他把意思表达清楚。领导先表态,就成了报告会,这是会议的大忌。
第三是领导要有胸怀。召开会议的领导,最难受的就是自己的观点不被大家认同。你让大伙讨论,大伙挺积极,讨论了很多,结果是大家都不同意你的看法,与你的意见不合,这多么尴尬。要否定自己是很难的,可不听别人的意见,后果就是再也没人敢说实话,都顺从领导个人的意志,最后领导就难免会犯错误。我们的领导,一定要认真听取大家的意见,就是下属骂你,也要让人家把话说透。“良药苦口利于病,忠言逆耳利于行”的古训是有道理的,即使你觉得人家说得不对,也要多听听人家的说法,参考人家的意见。哪怕最后仍然按照自己的意志决策,也要向反对你的人表示感谢,不然的话,你就再也听不到实话了。
四是会议一定要形成决议。会议最忌一言堂,但会而不商、议而不决也不行,不能只讨论不拍板。领导拍板不是一言堂,而是在经过充分讨论后做出最后决议。要是光讨论,不拍板,会议就失去意义了。毕竟“家有千口,主事一人”,总要有人为会议负责,做出决议。对参会者来说,无论你同不同意,在领导拍板后,都不能再讨论这个议题,而是要落实会议的决议。也就是说,会议要有民主,有集中,会上可以充分讨论,会后必须贯彻执行。
要想把会议开好,开得有成效,很不容易。不过我们也要有信心,从某种意义讲,问题就是答案。我们在会上提出问题,讨论原因,如果把问题说透了,基本上也就有了相应的答案。我有一个很深的体会,越是看起来复杂的问题,其答案越简单。前总理温家宝曾经说过:“国事在于民心。”他的意思就是治理国家很难,问题很多,事务很繁杂,可是只要我们事事顺应民心,就能把国家治理好。像治理国家这样复杂的问题,都可以简简单单地用“民心”作为答案,何况是咱们所遇到的问题呢?所以,只要我们的领导敢听实话、员工敢说实话,大家在一起能把问题谈透,就一定能把会议开好,解决遇到的困难。