如何做好办公室主任的工作,办公室主任怎么干好办公室工作

首页 > 社会 > 作者:YD1662024-04-30 00:26:10

办公室主任难当,因为既要管好“柴、米、油、盐”这样鸡毛蒜皮的“家务事”,可以说样样小事都需要你来管,也就是通俗所说的“大管家”,遇到事领导第一个也会想到你,找你来协调解决;还要管好对外的迎来送往,你就是一个连接部,发挥着桥梁和纽带的作用,甚至有的时候还要作为领导的代表出现,所以工作起来很难很难。办公室主任又不难当,只要你掌握了其中的诀窍,熟悉了其中的工作流程、原则和方法,你就会游刃有余,甚至随着工作经验的积累、时间的推移,你会慢慢爱上这个岗位。

总之一句话,办公室主任这个岗位是一个人成长进步的最佳平台、最快途径,把握得好,一定能成就;把握不好,也许能毁掉一个人。

实际工作中,当好办公室主任,要牢牢把握住以下“六要诀”:

第一要诀:要有领导的心、参谋的命。凡事要从大局出发,站位一定要高,能站多高都尽量往高再站一站,往远处再看一看,这样才能把握全局、运筹帷幄,才能更好地为领导提出合理化建议。首先要摆正自身参谋的位置,通过多想领导能想的事,多干参谋该*活,做到不越位、不包办;通过多学习多体会,多去基层调研,多结合实际工作思考,更多地吸纳身边同事、兄弟单位好的经验,以及领导同志的智慧和做法,以此丰富完善自己;通过在实际工作中的摔打磨炼,每天都有积累,每天都有提高,特别是要围绕全局意识和谋划水平,大力提升自己,切实为领导当好参谋。其次要有超前的意识。对于每年工作中的例行工作,要提前去筹划、去准备,不打无准备之仗,试想,领导布置的例行性工作,你着急忙慌地才开始筹划,还是领导刚部署你已经干完了,再根据领导意图作以微调,哪一种更有利于工作呢?平时,要利用好办公室主任与领导接触机会多的便利条件,留心观察领导关注的问题,并及时对领导的思想进行梳理和整理,对于开展工作非常有好处。再次要服从而不盲从,遇事要有主见,当领导一时对某个问题拿不准,征求办公室主任的意见时,你一定要有自己的主意,为领导决策提供详细的资料和建议,供领导参考,这就要求你平时就要当一个有心人,多思考、多总结、多谋划;当领导处理某件事情出现不妥之处,要积极为领导补台,绝不可袖手不管或者当事后诸葛亮。

第二要诀:要敢于负责、绝不甩锅。办公室主任是领导身边最近的人,接触的事最核心、最敏感,从这个角度来说,也是最容易出现问题的岗位。在这种情况下,就必须要有一颗敢于担当、敢于负责的心,不然干不好事,更干不成事,也不会获得领导的信任和认可。首先要敢说敢讲,不瞻前顾后。发现了问题要即是提醒领导,不可以袖手旁观,不负责任,要时刻树立“提不提醒是我的事,采纳不采纳事领导的事”的意识;不能看领导脸色行事,该说就说,该提醒就提醒,这是一名优秀办公室主任应该具备的基本素质。其次要敢于较真碰硬,不畏畏缩缩。办公室主任虽然不是决策者,但因工作关系进入了决策圈子,就会经常接触到一些热点敏感事务,在这种情况下,就要认真当好领导的参谋和助手,坚决要在工作中摆好自己的位置,对原则性的问题一定要敢于碰硬,对本应领导同志处理的问题,绝不可以越俎代庖。再次要敢于负责,不推过揽功。在实际工作中有成绩,也就会有不足,要客观地分析是非功过,在出现过错时不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸,要敢于负责,勇于承担责任,不断提高,不断完善。

第三要诀:要善于协调、发挥作用。对办公室主任来说,沟通协调乃是重中之重,绝对不可以忽视。首先要不卑不亢。要尊重人,不摆架子,尊重协调的对方;要及时协调,不等不靠,矛盾不上交,困难不下甩。其次要讲求方法,把原则性与灵活性有机地统一起来,协调中既要讲原则,不盲目拍板,不无原则地迁就照顾,又要因人因事和当时的实际情况而异,讲求方式方法,做到帮忙不添乱,解难不增忧,成事不误事。再次要加强联系,在日常工作中,办公室主任要多出去,多上去,多下去,加强与上级、同级和基层的联系;对上要尊重而不盲从,服务而不曲意逢迎;待下要以礼、以诚、以情,不要盛气凌人,做到有礼有节。最后要打好感情牌。从某种程度上来说,基层办公室工作就是一种感情工作,所以,基层的办公室主任在提高自身素质的同时,还要学会尊重,学会理解,学会给予,在平时的工作中,尽可能把干部关心关注的热点问题反映给领导,包括一些意见和建议,尽可能地帮组干部解决一些力所能及的事情,建立起一种深厚的情谊。这无论对办公室工作还是对自己都将受益无穷。

第四要诀:要营造环境、树好形象。办公室处在机关单位的第一线,可以说是本单位、本部门的第一窗口,一举一动都代表着机关形象。办公室主任尤其要加强自身修养,注意自我形象的塑造,外在形象不仅要注重仪容仪表,更要注重待人接物的热情周到。要经常善于换位思考,想一想假如自己到某机关办事,要求工作人员应该是什么样。作为带头人,办公室主任的一言一行,对周围的下属,对部门的人,都有着很大的影响和带动。要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓,用良好的环境去影响人、改造人、约束人,营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好氛围,增强办公室整体效能。在平时与领导的接触中,尽可能地就改善机关办公条件提一些合理性建议。同时,还可以开展一些健康有益的文娱活动,活跃机关的文化生活,增强办公室的活力,努力创造一种用事业留人、用适当的待遇留人、用情感留人的良好工作环境。

第五要诀:要建立规章、形成铁律。制度问题带有根本性、全局性、稳定性和长期性。当好办公室主任,带好办公室节奏,就必须强化建章立制,形成科学完备且操作性强的制度体系,形成靠制度激励约束、靠制度管人管事的良好氛围。实际工作中,要把握好制度的示警性,让人不敢去碰,让人知道碰了肯定会受伤;要把握好制度的执行性,凡是违反了制度的人,肯定要头破血流的;要把握好制度的及时性,当一个人违反了制度,立即进行处理,绝不拖拉;要把握好制度的广泛性,一个人受到处理,让大家都可以从中吸取教训;要把握好制度的公平性,不论是哪一个人,只要违规违纪,必然要被查纠,坚决打破“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“*不如不*,不*不如捣蛋的”怪圈。对于办公室的管理,不仅要建立科学的管理方式和工作手段,完善工作制度,规范运行机制,还应多融入一些人情味。要坚持以人为本,尽力解决大家日常生活中的实际困难,使同志们真正感觉到组织和领导的关怀,从而激发工作的积极性主动性。

第六要诀:要力求时效、绝不拖拉。对于办公室主任来说,工作的时效性非常重要,因为领导交办的事,从来都是第一位的,从来都是拖不得的。俗话说:办事不由东,累死也无功。因此,必须把办公室工作的时效性坚决提高上来,能第一时间完成的必须第一时间完成,不能第一时间完成的,也要随时向领导汇报工作进程,使其心中有数,更对你的工作认可。首先要养成强烈的时效观念,决不能拖拉推诿,必须按时完成领导交办的各项任务。其次要明确先干什么、后干什么,要有所为、有所不为,在繁杂的工作头绪中实现从无序到有序的转变。办公室主任要学会将任务分解到人,该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并做到明责授权、责权相等。不要事无巨细,事必躬亲。同时要做到侧重而不失重,分清事情轻重缓急,合理安排时间,做到急事急办,特事特办,缓事挤时间办,宁可人等事,不能让事等人,只有这样,才能以静制动,以不变应万变。再次,工作要有始有终,各项工作和领导交办的事情,一定要督促落实到位,不能有一点疏忽和麻痹。


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