【课程目标】
1、使得参训对象掌握职场基本商务礼仪；
2、通过本次培训，重点掌握课程中的内部文件编制办法；
3、通过共同的交流及学习避免在日常工作中犯错误；
【主要内容】
开场白
各位同事大家好，很高兴能在这里跟大家分享《公文写作与商务礼仪》培训，这次培训的课程用时大约60分钟。目的是通过本课程的学习，让我们内部常用公文以及常用礼仪更加规范，提升我们每个员工的职业素养，从来提升我们整个公司的员工职业化水平。闲话莫谈，现在开启我们的培训内容。
培训大纲
我们今天的培训分为四部分，分别为“公文的种类及格式”、“日常写作示例”、“注意事项”以及“常用办公礼仪”。
第一部分：公文种类及格式
在公文写作当中，我们较常用到的有通知通报、会议纪要、报告、请示等。
1、通报一般是用来表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。比如我们在4月19日下发的《关于私占床位的处罚通报》。（然后给大家看一下2012年4月份集团新下发的通报统一格式），这是2012年4月体检新下发的通报格式，但是在这里我要强调的一点是主体标题的写法，为了存档及记录的规范性，我们统一写成“关于***的通报”。
2、通知主要用于进行工作指导、情况交流、布置任务、发布行政法规和人事任免等事项。比如2012年4月12日下发的“关于内部竞聘的通知”。（此处给大家看链接，然后看新下发的“通知”的格式）。
3、会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文，参看标准模板。
4、报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问时使用的公文，参看标准模板。
5、请示是向上级机关请示指示、批准事项所使用的公文，但看模板。
6、当人，除了以上常用的五种常用的公文格式之外，还有“函”等公文。
第二部分：日常写作示例
下面我们开启第二部分“日常写作示例”，在这一部分里呢，我们用示例来看我们平时容易犯的错误。
首先看非规范类的“关于增加喷漆班防毒面具的请示、申请”：
错误1：注意要用最新集团标识；
错误2：编号不规范，应该为11-04-08，也就是年-月-日；
错误3：受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。还有，我们要注意，为了规范称谓呢，我们在书面中应该称为“王副总”和“李总监”；
错误4：正文的第一行应为两个中文字符；
错误5：概念混淆，我们的生产旺季一般为1—6月，夏季时间一般为6—8月；
错误6：结束语应该另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”；
错误7：总体的请示结构有首部、正文和尾部三部分组成，最好分段叙述，以便领导审阅批准；
错误8：结尾的的日期最好使用2011年4月8日。
接下来我们一起分享一个“关于气瓶火情事故的报告”中出现的错误：
错误1：名称不规范，此为情况报告，用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。标题名字应为“关于***事故的报告”；
错误2：缺少主送机关，主送机关应为直属上级机关；
错误3：首段应空两个中文字符；再看下面，整片文章的空格都不规范；
错误4：缺少结语，如“专此报告”等；
错误5：同样道理，结尾的时间统一为2012年9月10日；
错误6：我们回头看这篇事故报告整体存在的问题，事故报告类文件应使用集团统一规范的版式，同时正文内容应该为小四号宋体，行间距为1.5倍行距。而文中呢，用的是宋体四号字体，行间距为单倍行距。都是存在错误的。事项，这样的报告呈给领导，会带来什么样的效果呢？
第三篇不规范的文章呢，我们一起来找错误：
错误1：同样道理，注意要用最新集团标识；
错误2：标题，请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*****的请示》，目前我们用的是第二种；
编号解析：AAAA—公司代号，“****”首字母，XS—部门代号，“销售”首字母；QS—公文代号，“请示”首字母；20100413—日期。
错误2：受文领导，每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。并且要求定格书写；
注意正文使用宋体小四号字体，1.5倍行距。
时间不宜过长也不宜过短，具体时间应参考请示事项过的重要性与禁忌情况；
请示开头部分，注意交代请示的理由；
请示的主题，主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事；
再次强调一遍，结语部分要另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”；
注意落款的写法；格式应采用集团统一要求格式，执行为A4纸型；批复之处要按规定填写，一般应逐级汇报。
下面我们看一篇相对比较规范的公文《关于对袁树方、左小伟、王晨三人处罚的通报》。
1、先看篇幅，依据集团要求的模板；2、编号规范；3、标题呢，以前我们就直接称之为“通报”、“通知”即可，但我们为了存档方便，现在我们的标题一般都称之为“关于***的通知”；4、受文部分，定格书写，并且加“冒号”；5、正文分段时空2个中文字符；6、正文字体采用宋体小四号，1.5倍行距；7、序号自动生成；8、落款，符合规范；9、但拟定处希望大家注意一下，若为单个人拟定，就像文种，应该用手签的才规范，而不能用电子的。审核和签发也都要用手签的。并且要注意，在落款处需加盖印章。
其次，我们从公文结构角度来看，第一段中，首先简单扼要阐明事情经过，其次说明此种行为造成的影响，紧接着写明出这次通报的目的；然后摆相关制度规定，做出相应处罚；结尾处站在一定高出，倡导和谐等。
第三部分：注意事项
第三部分为注意事项，也就是我们在日常工作中特别要关注的地方。首先看公文写作总原则：
第一， 清清楚楚：所谓“清楚”指的是你的事件陈述的要清楚，你要达到的目的要清楚；
第二， 合乎法规：所谓“合乎法规”指的是你的处理方式要依据相关制度或者法规，而不能凭自己意向随意“定法”。
第三， 实操性强：所谓“实操性”就是我们所提的申请或者通报的可实施性要强，如果我们所提出的申请目的挺好，但是根本无法实施，不能具体操作，那也是白搭；
第四， 不留后患：指的是我们要把问题考虑全面，不能一天一改，万一领导也没有看出来，下发后又出现问题，后果是很不好的。
一般来说，公文会分成三部分来写，第一部分，事情陈述；第二部分，定性质，分责任，摆法规；第三部分具体实操的约束和议定。现在我们来回顾那篇优秀公文的样稿，基本就是按照这个格式来的。
下面我们看一下公文写作中的注意事项。
Word文档编辑：
第一， 文档标题应使用黑体二号字居中，正文使用宋体小四号字，标题和正文间空一行，正文行间采用1.5倍行距；
第二， 文档序号应使用换行自动形成的序号，第一层序号使用“一、二、三、……”，第二层序号使用“1、2、3、……”第三层序号使用“（1）、（2）、（3）、……”第四层序号使用“①、②、③……”；
第三， 所有文字性表格及文字加图表类文档均应使用WORD文档编辑，不得使用EXCEL编辑；
第四， 如果希望将某段文字放置在下一页，不要连续按下回车键以开始新的一页，应使用 “插入分页符”功能键 “Ctrl Enter”，以保证该文字始终处于新页面的第一行；
EXCEL表格文档编辑
1、 EXCEL表格仅适用于数字类报表的编辑，不得用于文字编辑；
2、 EXCEL表格编辑过程中如需进行数字计算，应使用EXCEL自动计算公式进行计算；
3、 EXCEL用于文件传递时，应确保重要信息位于第一个工作表中，如该文件有多个工作表构成，需根据工作表内容编写其名称；
4、 如EXCEL表格存在跨页操作时，须将EXCEL表头固定，以保证表格每一页皆有表头，便于阅览者审阅（窗口固定）。
改善
a) 各种需统计的文字、数字内容，其统计方法应不断改善，但不可按某个人自己喜好“随意”变化；
b) 各岗位日常使用各项图表格式应在修改完善后固化使用，不得因为岗位轮换人员交接而随意更改。
页面
1、除特殊要求外，公司文档编辑统一使用A4纸型；
2、文档页边距应采用上边距2.5厘米，下边距和左右边距各2厘米，如文章内容限制，可适当缩小页边距，但原则性不得小于1厘米；
3、如文档多于一页，需插入文档页码，页码位于文档底部居中；
4、公司所有文档编订完毕均应设立“拟稿人”、“修定人”、“批准人”和“时间”等项目，说明提交单位，并由相关人员手写签字；
5、 行文时注意主副标题的使用，凡公司正式公文类文档均不得使用副标题，且主标题要表意明确；
6、 文档编纂完毕后，须针对文件内容更改文件或文件夹名称，要求文件或文件夹名称能够体现该文件的主要内容；
7、 当文档以电子邮件形式传递时，须根据邮件内容明确填写邮件主题，使邮件接收人对邮件大意一目了然。
其他注意事项
1、 文件的命名：石—关于***的请示，并要注意与文件名称统一；
2、 文件的保存位置： 尊重阅读习惯，注意保存位置，我们看示例。试想一下，如果你一天看到10个这样的页面，会作何想法？
3、 语言逻辑：要言简意赅，一般用“我司，我部”，语言流畅，要符合逻辑；
4、 对外单位行文注意礼貌：比如贵单位、贵公司、贵局，您好，此致，敬礼等礼貌用语的使用；
5、 向领导呈报材料的细节：
（1） 称呼：姓氏 职务，定格写。比如：王副总/李总监，您好，这是***文件，请您查收；
（2） 如果是第一次给领导呈报，应做自我介绍。称呼（定格写），您好！我是**部新报道的**专员，现将**文件呈报给您，请您查收！
（3） 如果呈报的文件有误，重新呈报时，须做出解释。称呼（定格写），您好，由于**原因，刚发给您的**报表**处有误，经核实修改重新发给您，请您覆盖！
6、 从规范性的角度着重核实的事项有
（1） 数据准确。抽查，重要的数据可以分类用颜色标注，但要着重检查数据准确性；
（2） 注意单位一致；
（3） 注意保留小数一致；
（4） 注意对齐方式统一，一般为为上下居中，左右居中；
（5） 注意字体大小统一；
（6） 一般都要有序号这一列；
（7） 特殊的或者同类的可以用颜色标注以区分
（8） 注意显示的比例
（9） 若题目过长，可以靠左对齐
最后一点呢，我们要学会换位思考，注意照顾对方的情绪。
第四部分：常用办公礼仪
倒水礼仪注意要点
1、取杯时应注意手指不要触及杯口及内壁（可以从底部开口）；
2、用手捏茶叶，同时根据茶叶本身性质适量放置；
3、说“酒满茶半”，初次倒水至纸杯7分满为宜；
4、务高低分别给来客和公司内部人员递茶、续水；
5、时水壶口、底不要朝向人。
下面我们看咱们的工作人员示范的标准倒水礼仪。
乘车礼仪注意要点：
1、每一个位置都是上座，看乘车人的喜好
2、两个人乘车，由职务高的人先选座次，一般情况下职务高的人坐在后排座，职务低的人坐在副驾驶
3、三个人乘车，职务高的人先选座次，如果选在副驾驶，另两人由职务次高者选择，如果职务高的人选在司机后面的座次，那么职务次高者应选择职务相近的座次。
打招呼礼仪注意要点：
1、通常情况下
（1）在走廊或公共场所遇到比自己职位高的人，应主动招呼。规范用语为： “你好，姓氏 职务”或 “姓氏 职务”；
（2）忌说与工作无关的话，如“X部长，您吃了吗”，“X部长， 您今天穿的衣服真好看”等；
（3）如果在卫生间遇到领导不宜打招呼；
（4）如需离开办公室，须向主管说明，并说明返回时间；
2、如果领导正接待客人，可微微点头表示招呼。如在走廊里迎面遇到，需稍做停留，待领导与客人离去再走，以示尊重。
递文件礼仪注意事项
（1）递文件时，如遇领导有客人或正在打电话，等客人离去或领导通完电话后再递（如办公室距领导办公室较远，可提前电话预约）；
（2）进门前先敲门，得到允许后，再进入；
（3）所站位置，办公桌斜前方；
（4）文件按顺序整理好，以领导阅读方向，双手呈递；
（5）涉及机密文件，如有外人在场，首页和末页空白页朝外。
汇报礼仪注意要点：
（1）汇报工作礼仪与递文件礼仪相同；
（2）如需领导签字，先按递文件方式递给领导，简要说明事项和原因；
（3）提前对事项、文件内容等熟悉，并了解前因后果，如领导问起，可直接做答；
（4）汇报完毕，需向领导说明再离开。“王总，您还有别的事吗”，“王总，我先走了”。切忌说“王总您先忙着”，或不做说明直接离去；
（5）记得签字的时候要带签字笔。
仪容仪表注意要点：
（1）按要求着工作服办公；
（2）公共场所不穿短裤、超短裙；
（3）男员工：不染发，不烫发，发长适宜——前不遮眉，侧不挡耳，后不盖颈；
（4）公共场所不穿拖鞋、跨带背心。
握手礼仪注意要点：
（1） 握手时，若掌心向下显得傲慢，似乎处于高人一等的地位；
（2）用指尖握手，即使主动伸手，也会给对方一种十分冷淡的感觉；
（3）通常是长者、女士、职位高者、上级、老师先伸手，然后年轻者、男士、职位低者、下级、学生及时与之呼应；
（4）男士和女士之间，绝不能男士先伸手，这样不但失礼，而且还有占人便宜的嫌疑。但男士如果伸出手来，女士一般不要拒绝，以免造成尴尬的局面；
（5）握手时用力得当；
（6）握手时间可根据双方的亲密程度掌握。初次见面者，握一两下即可，一般控制在3秒钟之内，切忌握住异性的手久久不放；
（7）忌用左手与他人握手，除非右手有残疾或太脏了，特殊情况应说明原因并道歉；
（8）男士勿戴帽子和手套与他人握手，但军人不必脱帽，而应先行军礼，然后再握手。
会议礼仪注意要点：
（1）按会议通知要求，在会议开始前5分钟进会场；
（2）事先阅读会议材料或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见；
（3）开会期间关掉手机或改为震动，不中途退场，不从事与会议无关的活动；
（4）得到主持人的许可后方可发言， 发言简洁明了，条理清晰；
（5）认真听别人的发言并记录，不随意打断他人的发言；
（6）保持会场肃静，会议结束后应将座椅归位。
电话礼仪注意要点：
（1）电话铃响不过三声以内接听，一般在第二声响时接听，内线“你好，XX部”，外线“你好，**公司”；
（2）通知他人接电话时，要注意将电话的话筒端按住，以示礼貌。他人不在时，要代接电话并做好记录；
（3）通话时言简意赅、清楚明了，养成节约好习惯；
（4） 挂电话时要轻放，一般由打电话一方先挂电话，或者由年长者、职位高者先挂电话，以免造成失礼。
养成职业化习惯，夯实职业化团队，以上分享的公文写作与办公礼仪希望能对大家的工作有所帮助。谢谢大家！
