催款函其实具有许多作用，既可以用来在催款过程中核对一下双方的账目，又可以通过催收引起对方的重视，及时对争议事项提出意见，还可以有效中止诉讼时效，避免将来起诉被以超过诉讼时效被驳回起诉。
一是将催款函用作证据。催款函是书面证据，可以直接证明你已经主张权利，而且上面载明的内容足以还原整个争议的纠纷事实；书面证据最大的好处就是，通常是直接证据，能直观的表达清楚案件事实。
二是将催款函用作警告。对多次催收没有任何动静的人，不必留于情面，在催款中用严肃的语气去表达你的态度，同时从法律责任和法律风险上告知对方，一定程度增加对方的心理压力，这时跟律师函作用差不多。
三是将催款函用作责任追究。告诉对方你将依据双方前签订的借条和货款协议，正式对其计算违约金，并将计算方式和金额列明在催款函上，这样可以有效的起到警醒作用。
那么如何写出一份完美的催款函呢？
催款函是书面函件，在措辞和载体上有所讲究，既要表达你要钱的迫切，又要体现当时书写的本质目的。
其实，最常见的催款函是律师代书的律师函，因以律师名义书写，同时由律师事务所发出，所以在使用上容易给人一种权威、专业的感觉，能起到一定的催款作用。
完美的催款函必须具备下列内容，而不是简单的一两句话，那就变成了要钱信，和短信要钱没有差别。其实我们自己动手就可以做好这件事情，并不一定要请律师发律师函。
一份完美的催款函应具备的主要内容如下：
一、欠款人的名字（是公司的话写公司名称和法定代表人的名字）；
二、欠款事项和金额，写明因什么事项而产生的欠款，表明交易行为；并计算出目前为止的本金和利息的总金额；
三、欠款时间及原因，从什么时候开始产生的欠款，为什么一直欠款（可以表达自己包容对方的意愿，以前友好的态度）；
四、还款的最后期限，告诉对方应于什么时间之前将钱打至我的银行账号XXXX的卡上；
五、催款的态度，是通知性告知，还是紧迫性追讨，要通过文字的语气反应出来；
六、如果不还款面临的风险和你将采取的措施（类同律师函的写法）。
以催要借款为例做个示范：
刘备先生：
你于2015年5月以公司经营为由以自己的名义向张飞借的10万元钱（截至目前本息合计13万元）并出具借条，已于2016年5月到期应还；但考虑到我们之间的朋友情谊和你公司经营困难的实际，我并不未主动催讨还款。
现在，我因家庭变故急需用钱，为了不伤害我们的友谊，特用信件的形式向你催款，希望你能考虑我的实际情况，我当时助你于困难之际，现今我深陷困难，希望你能于2019年10月1日前归还欠款。
我想你对我们之间的借款并不异议，一切有借条和转账记录可以证明，如果你对该笔借款有不同意见，请书面说明理由并函寄至我。我的*地址：桃园，电话：XXXX。
如果你到期不归还欠款，又不采取积极方式应对，我将不得不放下我们的友谊，采取法律手段来维护自己的合法权益，你也知道那是损害情谊且耗费你的时间和钱财的行为，希望重视对待我的欠款。 发件人（出借人）：张飞
时间：
这份催款函是催要借款的，如果催要的是货款，和其他欠款，写法基本相似，把货款往来的票据复印件附上，欠款附上欠条复印件，原因上根据实际情况来控制语气来发挥就行。
写好的催款函，要确保已经送达才能发挥效用！
