数据的分类汇总,顾名思义就是先将数据记录进行分类,然后将同类的数据进行汇总。对于统计数据而言,Excel的分类汇总功能是很有利的帮手,它可以快速、准确地将数据记录按指定标准进行分类,然后根据需要汇总并计算出具体的结果。
Excel中的分类汇总可以分为【简单分类汇总】和【高级分类汇总】。【简单分类汇总】是指对数据记录进行一次分类汇总,它需要先对某个字段项目进行排序,分类汇总时以该字段为分类标准,并设置汇总的字段项目和汇总方式即可;【高级分类汇总】则是指在简单分类汇总的基础上再一次或多次进行分类汇总的情形。
简单分类汇总也是我们日常工作中使用得最多的。下面以【简单分类汇总】应用为例,介绍如何进行简单分类汇总。这里有一份如下图所示的“公务员招考成绩表”,下面我们按【应聘职位】进行统计分析。
具体的操作步骤如下:
【第一步】按应聘职位排列数据记录
(1)选中“应聘职位”字段项目下的任意一个包含数据的单元格;(2)单击【数据】/【排序和筛选】组中的的“升序”按钮,将数据记录按应聘职位进行排列,这一步很关键;如下图2示:
【第2步】启用分类汇总功能
保持单元格的选中状态,在【数据】/【分级显示】组中单击【分类汇总】按钮,如下图3示。