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有好几位朋友问:
为什么开会发言的时候总是跑题?
我要是主持会议,我应该怎样有序地展开,引导大家高效的会议讨论呢?
在公司开会讨论问题,需要发言的时候,一般是即兴讲话,需要灵活地针对某个问题,各自提出的解决问题的看法或主张,有序地一阶段一阶段地展开讨论。
那么,在会议发言中,如何把握会议讨论的每一个阶段,条理清晰地有序展开呢?
你只要记住六步骤,你就能轻松主持会议或者参与会议的讨论了。对于新手来讲,也可以将六步骤的内容写在手上,讨论的时候,一时记不起的时候,扫一眼就清楚自己接下来应该讲什么内容了。六个步骤是:背景,事实,可能,风险,建议,结论。
具体操作是,可以将“背景”写在大拇指上,“事实”写在食指上,“可能”写在中指上,“风险”写在无名指上,“建议”写在小手指上,而“结论”写在手心。看下图:
下面详细介绍会议讨论的六个步骤:
一是背景:
是指由会议主持人提出会议所要进行讨论的某个主题,并向大家介绍目前你知道的基本情况,以及要达到的目标与目前面临的困难等。这是你起身发言时,首先要从问题的背景来开场的。
二是事实:
讨论的第一个阶段是对事实的分析,也是我们平常说的摆事实。大家依次发言,你要尽量全面地把握问题的事实。只有大家了解的事实是一样的、充分的,对事情的判定才是有建设性的。
三是可能:
会议讨论的第二个阶段是对事情发展的判定。也就是常说的进行头脑风暴,使让大家尽量多说出各种可能的看法。在这个阶段,不评判这些看法是否正确,只需大家放开思路,激发灵感。
四是风险:
讨论的第三个阶段是对风险的判定。也就是分析问题,针对各种可能的困难与各种判定或依据中的漏洞,使大家头脑冷静下来,客观地看待目前的形势,进行审时度势分析和探讨。
五是建议:
讨论的第四个阶段,是观点或建议。当大家经过对事这情况的分析,以及事态发展的看法,与风险的分析后,可以提出建议促进大家达成共识。
六是结论:
最后是决策阶段,从大家的建议中优选出可行的、必须的、紧急的解决问题的办法,并形成大家一致认可的结论。最后的决策阶段不再是讨论,而是最后做决定。也可以采用投票的方式得到大多数人的看法。
对于会议发言来讲,无论你是会议的主持人,还是会议的参与者,只要把握了这六个步骤,你的发言就能够紧紧把握主题,思路清晰地表达你的看法。
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