一是建立共享机制,最根本的是要解决企业内部如何协调一致,更为高效地实现运营目标。
组织的协同组织文化就像有机体中的不同系统、器官、细胞,只有精诚合作,齐心协力,才能实现集团协同中文化的和谐。同时要有开放的、灵活的思维方式,善于发现其它运营方式的合理性,接纳其它组织运营管理的优点来适应环境的变化。
二是换位思考,协同过程中的一个重要原则就是从对方的角度去分析他们的行为或立场,而不是从自己的角度出发。不要轻易做出任何价值判断,协同中需要好奇、灵活和敢于创新,但首要的是先尊重对方的观点。
三是创造有利于协同双方便于沟通的环境条件。组织协同必须建立良好的人际环境和良好的精神环境,为双向沟通创造良好的、宽松的组织氛围。
三、增强组织的部门协同机制
1、搭建提高运营效率的协同管理平台
企业的运营活动涉及部门多且分散,需要企业围绕运营管理搭建专门的核心平台,通过平台辐射作用联结运营活动各部门,使运营活动更加高效,这一平台即协同管理平台。
该平台将分布在不同地域、不同部门的各个运营要素整合成一个中心,该平台的核心功能是提升运营管理的质量及效率,解决协同成员之间的信息互通问题,突破单个运营管理部门在运营环境及处理能力等方面的瓶颈。
该平台以网络化运行为主,基于网络环境的协同形成一张“虚拟的网”,通过网络技术联结起跨地域的各运营部门及成员,实现跨部门、跨地域运营管理资源的共享,既保证了运营管理数据的安全性与时效性,又为产业的多元化提供了便捷和可能,是实现企业分布式运营的关键。
2、实施基于制度管控的规范协同
在组织内,冲突的发生,也经常存在于内部的制度体系不规范,而解决冲突问题也离不开对体系内部各种可控资源统一管控、互相融合、协同释能有关规则的制订和执行。只有这样,才能实现各级运营主体和多种可控资源间无论横向、纵向的有效协同,避免管理中协同的随意性以及由于缺乏规则造成的协同空档。
为此必须分阶段有步骤地制定协同规范并将其上升为组织行为准则,建立协同机制,理顺协同程序,创新协同方式。进而有效约束运营主体的协同行为,确保各种参与力量都能兼顾公司全局。
四、加强组织内部的沟通机制
1、增强有效沟通的规范性
有效的沟通步骤应该包括确认需求、阐述观点、处理并达成协议、共同组织实施等内容。在组织中,管理者要充分认识到沟通管理的重要性和意义,建立每天例会制度,组织成员将工作进度、困难诉求、待决议事项在会议上进行集中讨论与决议,全面提升组织成员的参与度和责任度。
鼓励组织成员在重大事项或不确定事项的讨论中采用否定排除法,对其他成员的意见和工作思路进行否定性排除,而在讨论中通过排除不同意见来最大程度的降低后续冲突的发生。
2、注重沟通管理中的位差效应
沟通中的位差效应是美国加利福尼亚州立大学对企业内部沟通进行研究后得出的重要成果。他们发现,来自领导层的信息只有20%~25%被团队成员知道并正确理解,而从下到上反馈的信息则不超过10%,平行交流的效率则可达到90%以上。
而在组织内部提倡遇到简易型问题和单一指向型的问题时,由当事人双方进行面对面的平行交流,提高工作绩效。
3、增加日常运营的沟通方式
组织内部高效的沟通,将有助于组织成员按流程协同开展相关工作,提升执行效率,但不鼓励走形式的沟通,凡是没有实际意义的沟通都应该去除。
日常运营的沟通包括但不限
1、经营分析会,月度、季度经营情况分析,年度经营情况分析;
2、专题分析会,某活动情况分析,某产品销售分析;
3、动员大会,大型项目/活动开始前的动员活动总动员;
4、恳谈会,针对某困扰问题,与员工/领导进行深入沟通;
5、重大事件处理,重大事项的紧急处理大会,如对公司极为不利的负面舆情等。
管理者层面
提升管理者对不同事情划分的科学应对方案
除了公司层面的协同之外,我们对于管理者要先思考,冲突背后的处理方式是什么?
1、竞争
优点是快,能立即分出胜负来。
缺点是丛林法则、赢者通吃,全凭的是权力的压力。
2、回避
处理事情时不合作也不武断,你不找我我也不找你。
优点是不发生冲突,回避矛盾,个人得益。
缺点是公司受到损害,很多工作没有人去做,工作积压。
3、妥协
牺牲一方的利益,满足对方的要求。
优点是尽快地处理事情,可以私下解决,不用找上司,可以维护比较好的人际关系。
缺点是本身并没有解决问题,岗位职责没有得到维护。
4、共识
双方各让半步,在一定程度上满足对方的一些要求。
优点是双方的利益都照顾到了,比较快或能够及时达成共识。
缺点是成本太高,双方需要来回地沟通。
在了解了四种不同的冲突应对方式后,我们就要对各种场景的不同事情进行划分
1、重要紧急的——采取竞争的方式解决
一提起竞争,就让人想到两败俱伤的结局,就认为竞争是不好的,不可取的。其实并非如此,并不是在任何情况下采取竞争的方式都是不可取的。在某些情况下,采取竞争策略是行之有效而且是十分必要的,甚至是有些情况下必须使用竞争方式。
那么,在什么情况下应采取竞争的策略呢?
(1)情景一:处于紧急情况下,需要迅速果断地作出决策并要及时采取行动时;
例:“有一份重要合同明天就要与其他公司签约了,你们部门如果不管这件事,我们部门就要管了”。
在这种情况下,最好的策略就是竞争。
这时,假如双方都采取妥协的策略,你们部门不管,我们部门也不管,势必会影响公司按时签约,从而使公司的利益受到损失。
假如其中一个部门想与另一个部门进行合作,但首先需要两个部门进行沟通,而沟通本身要花费时间。在明天就要签合同的紧急情况下,作为组织,是没有时间等两个部门沟通好了再来合作的,必须马上做决策。