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企业的规章制度是其依照法律和民主程序制定的，适用于全体企业员工劳动管理制度的总和，可以说是公司内部的“宪法”。
合理合法的规章制度不仅对全体员工具有指引、警示的作用，更重要的是可以通过规章制度明确劳资双方的权利和义务，大幅提高人力资源管理的效率，帮助企业实现规范化管理。
那什么样的规章制度才是合法有效的？今天摩尔法顾中心将与您一同探讨。
01.制定规章制度的主体应“适格”制定规章制度的主体适格，是指该主体依法具有制定规章制度的资格。
现行《劳动法》第四条规定：
用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。
由此可知从法律规定规章制度的制定主体应当是“用人单位”，而不是企业中的某个部门、个人。
但规章制度作为公司的“宪法性文件”，如果规章制度中对制定主体有特别规定的，那该特定主体也可以成为制定以及发布规章制度的适格主体。
02.规章制度的内容应合法合理一、内容合法
案例分享：
刘某于2019年8月到某公司从事房屋销售工作，入职培训时刘某学习了公司的规章制度。其中，员工手册中规定：“每天工作时间为早上8点至晚上8点，一周工作六天”。
2021年9月刘某要求房地产公司依法支付延时加班费及休息日加班费。
劳动争议仲裁委员会经过审理后支持了刘某的仲裁请求。
该案例中，该公司的规章制度内容违反了《中华人民共和国劳动法》第三十六条“国家实行劳动者每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十四小时的工时制度”的强制性规定，因此规章制度内容违法部分的内容无效。
故房地产公司制定的规章制度虽然是经过民主程序制定并向刘某履行了告知义务，但此部分内容因违反法律，不能作为裁判案件的依据。因此仲裁委支持了刘某的仲裁请求。
由上述案例可知，公司制定的规章制度应遵守法律、法规、规章、政策等有关规定。“违法”的规章制度内容一旦被裁判机关认定为无效条款，则难以起到明确劳资双方的权利和义务的作用，还可能导致企业在劳动纠纷中处于不利的地位，增大人事管理的风险。
二、内容合理
虽然法律并没有明确规定“规章制度的内容必须合理”，但在劳动争议中，裁判机关有自主裁量权，那些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度一般得不到司法裁判机关的认可。
03.规章制度的程序应合法《最高院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条规定：
用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。
由此可知，规章制度不仅内容上应合理合法，程序上也要合法方可生效。
一、规章制度的制定需要经过法定的民主程序
《劳动合同法》第四条第二款、第三款规定：
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
由上可知，规章制度的民主程序包括两个步骤，一是经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；二是与工会或者职工代表平等协商确定。
需要注意的是，当修订的内容不涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项，本次修订可以不用历经民主程序。简单地说，如果该制度针对的是“事”，往往就不属于劳动者切身利益的范畴。如，公司欲变更规章制度中的请款流程与报销流程则不属于涉及员工切身利益的范畴。因为请款与报销流程是企业决策层与财务部门之间的问题，因此无需通过民主程序制定。企业可确定修改内容无误后，向员工公示新规章制度的内容并明确实行时间。
二、向劳动者公示规章制度
《劳动合同法》第四条第四款规定：
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
由此可知，企业在实施规章制度前，应将制度进行公示或者告知员工，未经公示的规章制度不可作为确定双方权利义务的依据。实践中，规章制度公示的常见方式有以下8种：
1、公告栏张贴。
2、电子邮件通知。
3、通过网络公示，包括但不限于将规章制度公示于公司的官方网站、钉钉、企业微信、其他OA管理系统、工作QQ群里。
4、规章制度培训。
5、规章制度考试。
6、规章制度传阅。
7、发放员工手册。
8、作为劳动合同附件。
以上常用的8种公示方式中，前三种公示方式不建议单独使用，但一旦发生劳动争议，这三种公示方式在发生争议时举证都比较困难。实践中，比较常用的是第6种和第7种公示方式，这两种公示方式既简单又高效。
04.法律指引精益化通过上文分析可知，制定一个生效的规章制度在法律层面上相当复杂，首先制定主体必须适格，规章制度的内容应既合法又合理，规章制度的通过还要经民主程序，最后规章制度要向劳动者公示，只有劳动者知悉了规章制度的内容才能对其适用。而如何结合公司实际情况制定出最适合的规章制度才可以为企业赋予更蓬勃的生命力，我们给出以下建议：
一、需注意发布主体
即使规章制度是由公司具体部门如公司人力资源部、法务部等，负责规章制度的起草工作，建议最后以公司的名义发布。这样才能保证规章制度的权威性和可执行性。如果规章制度中对发布主体有特别规定的，可依据章程规定执行。
二、审查规章制度内容的合法性和合理性
在制定规章制度时，规章制度的制定人应综合考虑法律规定以及公平原则来制定、审查规章制度。注意制度内容不得违反国家法律、行政法规及政策；不得与劳动合同和集体合同相冲突；不得违反公序良俗。
三、注意制定以及发布过程中证据的留存
1、在劳动争议案件中，是否履行民主程序一般由用人单位承担举证责任，即公司要提供证据证明规章制度的制定经过了讨论程序和协商程序。
因此，公司应当注意收集并保存选举职工代表的证据，如在召开会议前，应制作签到表；召开会议时，应制作会议记录，并形成会议纪要，要求与会职工代表签字并摁手印予以确认，以防出现举证不能的法律风险。
2、公司可根据其具体情况确定公示方式，多种公示方式结合使用。但从规避公司举证不能的风险考虑，最好保留劳动者签字确认的收到或知悉公司规章制度内容，并保证遵照执行的书面证据。
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规章制度就是用人事管理与法律法规相互交织而成的作品，企业只有在认识到规章制度在公司劳动人事管理的重要性，才会制定出合法、完善、实用的规章制度。
企业可以通过与法律顾问一起对规章制度内容进行专业设计，规避自身用工风险，助力企业实现规范化管理。
