质量管理专家休哈特和爱德华·戴明提出并推广PDCA循环。
PDCA循环只有简单的4个步骤,分别是:计划(PLAN)→实施(DO)→验证(CHECK)→处理(ACTION)。
PDCA起初被用于企业全面质量管理,后来逐步推广到企业经营管理的各个环节。
日本企业经营者富田和成认为:PDCA不仅是一种有效的企业管理工具,更是一件可以“催人奋进”的法宝,帮助个体达成工作目标和提升工作效率。
很多人每年年初制定的目标,年末复盘时发现,有8成以上实现不了,这是为什么呢?
富田和成认为,原因在于没有掌握高效的PDCA工作方法。
熟练掌握并运用高效PDCA工作法,可以让你的工作、学习和生活更进一步,帮助你快速抵达梦想。
01高效PDCA工作法是怎样的?
富田和成在原有PDCA基础上创新出“高效PDCA工作法”:计划(PLAN)→实施(DO)→验证(CHECK)→调整(AJUST)。
高效PDCA工作法将PDCA循环的四个环节转化为一套系统的工作流程:制定计划、具体实施、成果验证、重新调整。
这四个环节的具体内容:
- 计划(PLAN):设定目标(KGI指标),提出课题,制订KPI指标,找出解决方案。
- 实施(DO):将解决方案具体转换为行动措施,制订KDI指标,将行动措施进一步落实为具体任务(ToDo)并予以执行。
- 验证(CHECK):对KGI指标、KPI指标及KDI指标进行验证,找出失败的原因和成功的经验。
- 调整(ADJUST):根据验证结果制订调整方案,为下一个PDCA循环做准备(或者终止循环)。
02 高效PDCA各环节内容
在PDCA的四个环节中,每个阶段都有相应的技巧和注意事项。
只有真正把握好每个环节的要点,才能让高效PDCA工作法高效运转,起到“振奋人心”“达成目标”等惊人的效果。
1.计划(PLAN):找出差距,制订计划
在计划阶段,首先需要明确所要达到的目标。目标不明确,任何事情都无从谈起。
目标必须尽可能具体,不可含混。
目标制订得越具体,现状与目标的距离就越明确。距离明确了,达成目标的路径也就清晰了。
可以说,PDCA能否成功,计划阶段的重要性超过50%。
步骤1 明确目标(设定KGI)
目标要具体、清晰,并且有明确的截止日期,通常是1到3个月。
举例:
(1)“新客户开发”目标
(2)“英语学习”目标
步骤2 找出现状与目标之间的差距
用同一标准对现状进行量化分析,找出现状与目标之间的差距。
举例:
(1)“新客户开发”存在的差距
假设你上个月新客户开发数为5个,希望3个月后每月新客户数达到10个,那现状与目标之间的差距是5个。
(2)“英语学习”存在的差距
假设你上次TOEIC考试得了600分,希望3个月后达到800分,那现状与目标之间的差距就是200分。
步骤3 制订课题、提出解决方案
目标与现状明确之后,就要制订课题,提出解决方案。
制订课题,就是尽可能详细罗列出造成“现状”与“目标”之间差距的各种可能原因。找到了课题,后续也就容易找到解决方案。
现状与目标之间的距离越大,需要解决的课题自然也就越多。
举两个例子:
(1)“新客户开发”课题